Все, что вам нужно знать, чтобы использовать комнаты обсуждения в Microsoft Teams
Комнаты для обсуждения прошли довольно долгий путь в рамках виртуальных встреч, превратившись из редкости в важную функцию. Независимо от того, являетесь ли вы удаленной командой, которая хочет провести мозговой штурм для идей в группах, или учителем, который хочет, чтобы ученики работали над групповыми заданиями во время урока, комнаты для обсуждения найдутся для вас.
Microsoft Teams также добавила в свой арсенал официальную функцию переговорных комнат. Вам больше не нужно обходиться импровизированными комнатами для переговоров. Каналы, замаскированные под комнаты для обсуждения, были хитроумным взломом, но сейчас пора принять реальное решение. Функция комнат обсуждения в Microsoft Teams позволяет невероятно легко проводить и управлять сеансами комнаты обсуждения на собрании.
Создание комнат обсуждения
Только организаторы / организаторы собрания могут создавать и модерировать комнаты обсуждения в Microsoft Teams.
Примечание: В настоящее время функциональность комнаты обсуждения доступна только в настольном приложении для систем Windows и Mac.
Начните собрание и перейдите на панель инструментов собрания в верхней части экрана. Затем выберите опцию «Комнаты обсуждения».
Появится небольшое окно для создания комнат обсуждения. Сначала выберите количество комнат, которое вы хотите иметь, в раскрывающемся меню. В Teams может быть до 50 комнат обсуждения.
Затем выберите, хотите ли вы автоматически назначать участников в комнаты обсуждения или вручную. Если вы выберете автоматически, команды будут равномерно распределить участников по комнатам обсуждения в случайном порядке. Например, если есть 6 участников, кроме вас, и 3 комнаты обсуждения, в каждую комнату будет назначено по 2 человека.
Если вы выберете вариант вручную, вам придется назначать каждому участнику отдельную комнату для обсуждения.
Примечание: Это единственный раз, когда вы можете выбрать автоматическое назначение людей в комнаты обсуждения. После того, как вы выберете вручную, единственный способ переделать - это воссоздать комнаты с нуля. Но если вы выбрали автоматическое назначение людей, вы все равно можете вручную назначать их из одной комнаты в другую.
Наконец, нажмите «Создать комнаты».
Назначение людей вручную
Если вы выберете автоматическое назначение людей, вам больше не останется ничего, кроме как начать пользоваться комнатами. Но если вы выберете иное, то есть вручную, задача распределения людей по комнатам все равно останется, прежде чем вы сможете использовать комнаты.
Панель комнаты обсуждения появится в правой части экрана. Выберите вариант «Назначить участников».
Список участников, доступных для назначения, появится под опцией. Выберите всех участников, которых вы хотите назначить в одну комнату, и нажмите кнопку «Назначить».
Примечание: Людей, которые присоединяются к собранию с помощью устройств PTSN или Teams, в настоящее время нельзя назначить в комнаты обсуждения. Вы можете использовать основное собрание как комнату для обсуждения.
Появится список комнат. Выберите комнату для выбранных вами людей, и они будут назначены этой комнате. Повторяйте вышеуказанные шаги, пока все участники не будут распределены по своим комнатам.
Использование комнат обсуждения
Когда вы будете готовы переместить участников в комнаты, выберите опцию «Start Rooms». Это автоматически переместит всех участников в назначенные им комнаты.
Вы также можете запускать комнаты по отдельности. Идите в эту комнату и наведите на нее курсор. Появится значок «Дополнительные параметры» (меню из трех точек); нажмите здесь. Затем выберите в меню «Открыть комнату».
Вы можете открывать и закрывать комнаты обсуждения сколько угодно раз в течение собрания.
Присоединение к комнате для обсуждения
Организатор собрания не входит в какую-либо комнату обсуждения, но он может присоединиться к любой комнате в любое время. Чтобы присоединиться к комнате и взаимодействовать с участниками, щелкните значок «Дополнительные параметры» рядом с этой комнатой и выберите «Присоединиться к комнате» в меню.
Чтобы вернуться на встречу, нажмите кнопку «Выйти». Он автоматически вернет вас на встречу.
Каждый раз, когда вы возвращаетесь к основному собранию из комнаты обсуждения, собрание приостанавливается. Это верно как для организатора, так и для участников. Нажмите кнопку «Возобновить», чтобы продолжить встречу с вашего конца. Подобным образом вы можете перемещаться между всеми комнатами обсуждения.
Переименование комнаты
В Microsoft Rooms для комнат обсуждения есть несколько настроек по умолчанию, которые вы можете изменить. Одно из них - названия комнат. По умолчанию комнаты называются «Комната 1», «Комната 2» и т. Д. Чтобы переименовать комнату, перейдите в «Дополнительные параметры» и выберите «Переименовать комнату» в меню.
Затем введите новое имя и нажмите «Переименовать комнату», чтобы сохранить изменения. Если вы переименуете комнаты в более узнаваемые, их будет легче модерировать.
Отправка объявления в комнаты
Как модератор, вы можете отправлять объявления в комнаты обсуждения, например сообщать обновления времени, делиться подсказками для обсуждения, идеями, полезными ресурсами и т. Д.
Перейдите к «Дополнительные параметры» в верхней части «Комнаты для обсуждения» и выберите «Сделать объявление» в меню.
Затем введите свое сообщение и нажмите кнопку «Отправить».
Участники в комнатах обсуждения смогут прочитать объявление из чата. Чат комнат обсуждения также доступен после собрания в вашем основном списке чатов Teams.
Закрытие комнат
Вы можете закрыть все комнаты сразу или закрыть отдельные комнаты.
Нажмите «Закрыть комнаты», чтобы одновременно закрыть все комнаты для обсуждения.
Чтобы закрыть отдельную комнату, перейдите в комнату и нажмите «Дополнительные параметры». Затем выберите в меню «Close Room».
После возвращения к основному собранию всем необходимо возобновить собрание с удержания.
Примечание: Если вы хотите завершить основное собрание, важно сначала закрыть комнаты обсуждения. Если вы этого не сделаете, встречи в комнатах обсуждения продолжатся.
Дополнительные настройки
Отключение автоматического входа в комнаты: По умолчанию комнаты обсуждения в Microsoft Teams настроены таким образом, что как только вы запускаете комнату, участники автоматически перемещаются в комнату. Но если вам не нужен автоматический ввод, вы можете отключить эту настройку. Когда этот параметр выключен, участники вместо этого получают сообщение с просьбой присоединиться к комнате обсуждения, когда вы ее открываете. Затем они решают, когда присоединиться к комнате, нажав кнопку «Присоединиться».
Чтобы отключить этот параметр, перейдите на панель «Комнаты обсуждения» и нажмите «Дополнительные параметры». Затем выберите в меню «Настройки комнат». Вы можете получить доступ к настройкам комнаты, только когда комнаты закрыты.
Затем выключите переключатель «Автоматически перемещать людей в комнаты».
Разрешите участникам вернуться на основное собрание: Конфигурация по умолчанию в Microsoft Teams не позволяет участникам вернуться на основное собрание по собственному желанию. Они могут присоединиться к большому собранию только тогда, когда вы, то есть организатор собрания, закроете комнату обсуждения. Чтобы дать им возможность покинуть комнату обсуждения, включите этот параметр.
Перейдите к значку «Дополнительные параметры» и выберите «Настройки комнат». Затем включите переключатель «Участники могут вернуться к основному собранию». Это приведет к добавлению кнопки «Выйти» в комнату обсуждения для участников, как и у организатора.
Перемещайте людей: Чтобы переместить кого-либо из одной комнаты обсуждения в другую, перейдите в комнату, в которой находится этот человек, и щелкните ее. Появится список всех участников в комнате.
Выберите имена людей, которых вы хотите переместить, и нажмите кнопку «Назначить». Затем либо выберите другую комнату, чтобы переместить их, либо выберите «Не назначено», чтобы полностью переместить их из комнат обсуждения.
Добавить и удалить комнаты: Вы также можете добавить дополнительные комнаты или удалить текущие комнаты в какой-то момент во время собрания.
Чтобы добавить комнату, перейдите на панель комнаты обсуждения и нажмите кнопку «Добавить комнату». Новая комната будет создана мгновенно.
Чтобы удалить комнату, перейдите в комнату и нажмите «Дополнительные параметры». Затем выберите в меню «Удалить комнату».
Воссоздайте комнаты: В любой момент, если вы захотите полностью отказаться от существующих комнат обсуждения и начать с нуля, это тоже возможно. Перейдите к «Дополнительные параметры» в верхней части панели комнат обсуждения, а затем выберите «Восстановить комнаты» в меню. Существующие комнаты будут удалены, и снова появится окно для создания комнат.
На больших собраниях бывает сложно вести открытые или содержательные обсуждения, особенно когда требуется творчество. Комнаты для обсуждения помогают людям эффективно проводить мозговой штурм в небольших группах.