Как печатать этикетки из Excel

Если вы хотите распечатать почтовые этикетки из списка адресов, который вы ведете в электронной таблице Excel, вы можете использовать функцию слияния писем Microsoft Word.

Microsoft Excel - идеальное место для хранения контактной и адресной информации клиентов. Вы можете легко организовать список рассылки / список адресов в Excel. Но печать почтовых этикеток, конвертов, поздравительных открыток или чего-либо еще может оказаться тяжелой работой.

Допустим, вы хотите отправить массовую рассылку по списку рассылки, который вы ведете в электронной таблице Excel, лучший способ сделать это - использовать функцию слияния почты Microsoft Word. Создав документ слияния в Microsoft Word и связав его с листом Excel, вы можете вытащить данные из списка Excel на этикетки для печати для отправки по почте.

Как сделать почтовые этикетки в Word из листа Excel

С помощью функции слияния почты Microsoft Word вы можете создать лист почтовых этикеток из листа Excel, который можно распечатать. Если вы не знаете, как массово печатать этикетки из Excel, прочитайте это пошаговое руководство.

Подготовьте свой список рассылки в Excel

Чтобы создать и распечатать почтовые этикетки, сначала необходимо правильно настроить рабочий лист. Введите заголовок столбца в первую ячейку каждого столбца и заполните соответствующую информацию под заголовками этих столбцов. Поскольку мы хотим создать почтовые ярлыки, создайте столбец для каждого элемента, который вы хотите добавить к ярлыкам (например, имя, фамилия, адрес и т. Д.).

Например, если вы собираетесь создать почтовые ярлыки из листа Excel, он, вероятно, будет иметь следующую базовую контактную информацию (в виде заголовков столбцов):

  • Имя
  • Фамилия
  • Адрес улицы
  • Город
  • Состояние
  • Почтовый индекс

Смотрите скриншот ниже:

Когда вы вводите данные в Excel, разбивайте информацию на отдельные столбцы. Например, вместо того, чтобы создавать один столбец имени, разделите имя на отдельные столбцы, такие как заголовок, имя, отчество, фамилия, что упростит объединение данных с документом Word.

При вводе данных убедитесь, что на вашем листе нет пустых строк или столбцов. Сохраните рабочий лист, как только закончите ввод данных.

Назовите список рассылки

После создания набора данных дайте имя данным, представленным на листе. Для этого

Выберите список адресов на листе Excel, включая заголовки. Затем перейдите на вкладку «Формулы» и нажмите «Определить имя» в группе «Определенные имена».

Откроется новое диалоговое окно, введите имя в поле «Имя» и нажмите «ОК». Если в имени больше одного слова, добавьте между ними знак подчеркивания (_) (без пробелов и дефисов).

Подтвердить формат файла

Вам нужно будет подключить документ Word к листу Excel, содержащему список рассылки, чтобы распечатать ваши этикетки. Если вы подключаете Word к Excel в первый раз, вам нужно будет включить формат преобразования, который позволит вам конвертировать файлы между двумя программами Microsoft.

Для этого сначала откройте программу Microsoft Word. Щелкните вкладку «Файл» и выберите «Параметры» в нижней части левой панели.

Откроется новое окно «Параметры Word». При этом нажмите «Дополнительно» на левой панели и прокрутите вниз до раздела «Общие». Установите флажок «Подтверждать преобразование формата файла при открытии» и нажмите «ОК». Это позволит вам легко импортировать данные из Excel.

Настройте документ слияния почты в Word

Затем вам необходимо настроить основной документ этикетки в MS Word для почтовых этикеток, которые вы хотите добавить.

Откройте пустой документ Word. Перейдите в раздел «Рассылки» и щелкните значок «Начать слияние». Затем выберите вариант «Ярлыки» в раскрывающемся списке.

Вы также можете выбрать опцию «Пошаговый мастер слияния писем», которая проведет вас через весь процесс.

Появится диалоговое окно «Параметры этикетки». Здесь вы можете выбрать поставщика этикетки и номер продукта. Мы выбираем производителя этикеток 3M в качестве нашего поставщика, потому что это бренд, который мы используем. Но если вы пользуетесь услугами конкретного поставщика, например Эйвери, тогда вы можете выбрать их вместо них.

Затем нажмите кнопку «Подробности» в нижнем левом углу окна «Параметры метки», и откроется новое диалоговое окно. Здесь вы можете изменить поля, высоту, ширину, шаг и размер этикетки. После внесения изменений нажмите «ОК».

Теперь страница Word будет выглядеть так:

Свяжите рабочий лист с ярлыками Word

Теперь вы настроили пустые ярлыки в Microsoft Word для получения информации из Excel. Затем вы должны подключить текстовый документ к рабочему листу, содержащему ваш список рассылки / адресов, чтобы перенести данные на ваши ярлыки.

Перейдите на вкладку «Рассылки» в документе Word и выберите параметр «Выбрать получателей». В раскрывающемся списке выберите вариант «Использовать существующий список».

Перейдите к электронной таблице Excel со списком рассылки в окне «Выбор источника данных», выберите файл и нажмите «Открыть».

Если вы видите диалоговое окно «Подтвердить источник данных», выберите «Файлы базы данных OLE DB» и нажмите кнопку «ОК».

Появится еще одно всплывающее окно с именем «Выбрать таблицу». Если вы назвали свой список адресов (Customer_Mailing_List), выберите его и нажмите «ОК». Если нет, выберите лист, содержащий ваш список, и нажмите «ОК».

Как видите, слово «документ» теперь заполнено адресными метками с надписью «Следующая запись».

Изменить список получателей для слияния писем

Нажмите на опцию «Редактировать список получателей» на вкладке «Рассылки».

Появится окно «Получатели слияния» со списком всех получателей из вашего списка адресов. По умолчанию будут выбраны все. Здесь вы можете сортировать, фильтровать, добавлять или удалять получателей из своего списка.

Снимите флажки рядом с именами получателей, которых вы не хотите указывать в ярлыках.

Добавить поля для слияния писем

Теперь вам нужно добавить в документ поля слияния, прежде чем вы сможете закончить слияние. Когда вы добавляете поля слияния к своим ярлыкам, эти поля станут заполнителями для заголовков столбцов на вашем листе. После слияния заполнители будут заменены данными из вашего списка рассылки Excel.

Чтобы добавить поля слияния, нажмите «Блок адреса» в группе «Запись и вставка полей» на вкладке «Рассылка».

Здесь вы можете указать соответствующий формат для отображения имени получателя на этикетке. Вы увидите предварительный просмотр выбранного шаблона адреса в разделе «Предварительный просмотр». Нажмите «ОК», чтобы добавить поля.

Если части вашего адресного блока отсутствуют или не соответствуют выбранному формату адреса, это означает, что заголовки столбцов вашего списка адресов в Excel отличаются от полей слияния почты Word по умолчанию. Нажмите кнопку «Сопоставить поля», чтобы сопоставить нужные поля с полями, необходимыми для блока адреса.

В окне «Сопоставить поля» проверьте, совпадают ли обязательные поля для блока адреса со столбцом в вашей книге. Если нет, нажмите кнопку раскрывающегося списка рядом с нужным полем и сопоставьте его с заголовком столбца в файле Excel. По завершении нажмите «ОК».

Теперь «AddressBlock» появится в первой метке вашего документа.

Затем вам нужно скопировать формат метки и макет первой метки (<>) на остальные метки в текстовом документе. Для этого нажмите «Обновить ярлыки» на панели «Запись и вставка» на вкладке «Рассылки».

Выполнить рассылку писем

Прежде чем объединить документ Word и файл Excel, давайте посмотрим, как будут выглядеть готовые этикетки.

Чтобы просмотреть свои результаты, выберите опцию «Предварительный просмотр результатов» на верхней панели.

Теперь вы можете выполнить фактическое слияние почты.

Вы можете отформатировать предварительно просматриваемую этикетку на вкладке «Главная». Вы даже можете изменить тип шрифта ярлыков, размер шрифта, цвет шрифта и т. Д. По своему вкусу. Когда вы закончите форматирование предварительно просматриваемой этикетки, нажмите «Обновить ярлыки» на вкладке «Рассылки», чтобы применить форматирование ко всем ярлыкам.

Чтобы выполнить слияние, перейдите на вкладку «Рассылки», нажмите «Завершить и объединить» в группе «Готово». В раскрывающемся списке выберите «Редактировать отдельные документы».

Появится небольшое всплывающее окно с названием «Объединить в новый документ». При этом выберите «Все» в разделе «Объединить записи» и нажмите «ОК» для завершения.

Теперь информация из вашего списка адресов будет перенесена на ваши ярлыки, и появится новый документ с почтовыми ярлыками из вашего списка адресов Excel. Теперь вы можете редактировать, форматировать, печатать и сохранять этот документ с этикеткой, как и любой другой документ Word.

Бонусный совет: Добавить границы к этикеткам

Этикетки без полей сложно вырезать. Чтобы добавить границы, щелкните значок плюса (+) в верхнем левом углу текста.

Теперь все ярлыки в документе выбраны, щелкните значок «Граница» в плавающем меню и выберите «Все границы» из опций.

Вы сразу увидите границы между разными ярлыками.

Все, что осталось сделать, это распечатать этикетки, разрезать их, наклеить на почту и разослать почту.