Легко приглашайте участников на запланированные собрания Microsoft Teams и отслеживайте их ответы.
Виртуальные встречи могут быть утомительными. Все это знают. Итак, вы как организатор встречи обязаны максимально упростить процесс. Большая часть этого сводится к тому, что все время не проводятся импровизированные встречи.
У каждого в календаре много дел. А предупредить заранее - это не только внимательно, но и профессионально. К счастью, приглашать людей на собрания Microsoft Teams очень легко. Когда вы планируете собрание в Microsoft Teams, вы можете сразу же приглашать людей на собрание.
Примечание: Для учетных записей Microsoft Teams Free и Personal нет возможности добавлять участников при планировании собрания. Вы должны отправить ссылку на встречу вручную. Возможность отправки приглашений на собрания доступна только для учетных записей Microsoft 365.
Перейдите на вкладку «Календарь» на панели навигации слева.
Нажмите кнопку «Новая встреча» в правом верхнем углу экрана. Откроется окно расписания.
Дайте встрече название и выберите время и дату для мероприятия. Затем перейдите к «Добавить необходимых участников», чтобы добавить людей, которых вы хотите пригласить на собрание. Вы можете приглашать пользователей как внутри, так и за пределами вашей организации.
Чтобы пригласить пользователей из вашей организации, введите их имена. Команды предоставят предложения от членов вашей организации. Щелкните их имя, чтобы добавить их.
Чтобы пригласить пользователей из-за пределов вашей организации, вам нужно будет ввести полный адрес электронной почты человека. После ввода их адреса электронной почты нажмите клавишу ввода или щелкните предложение «Пригласить», чтобы добавить их в качестве участников собрания.
Для пользователей, присутствие которых не требуется, нажмите кнопку «Необязательно» в конце текстового поля.
Новое поле будет расширяться. Введите сюда необязательных участников так же, как вы это делали с обязательными участниками. Для членов организации введите их имя, а затем выберите его из предложений Teams. Для участников за пределами вашей организации введите полный адрес электронной почты.
В Teams также есть помощник по планированию, который позволяет вам сравнивать свой календарь с календарями других участников (для которых он в любом случае доступен), чтобы найти время, подходящее всем. Перейдите на вкладку «Помощник по планированию», чтобы получить помощь от Teams, чтобы найти подходящее время.
После ввода всех деталей в окне планировщика встреч нажмите кнопку «Отправить».
Приглашение будет отправлено всем участникам собрания (как обязательное, так и необязательное) либо на их почтовый ящик Outlook (для людей в организации), либо на их адрес электронной почты (для посторонних). Пользователи могут ответить на встречу и добавить ее в свой календарь, используя отправленное вами приглашение.
Вы можете увидеть их ответы в деталях встречи. Чтобы просмотреть сведения о встрече, дважды щелкните встречу в календаре. Панель «Отслеживание» находится справа, на ней отображается статус ответа каждого.
Вы также можете пригласить на собрание больше людей после первоначального планирования собрания. Откройте сведения о встрече в календаре, дважды щелкнув по нему или выбрав «Изменить» в дополнительном меню.
Затем добавьте имена или адреса электронной почты участников в раздел «Обязательные» или «Необязательные» и нажмите кнопку «Отправить обновление». Пользователи, которые уже были добавлены, также снова получат приглашение.
Вы также можете отменить встречу, и все получат электронное письмо с сообщением об отмене встречи.
Откройте сведения о встрече и нажмите кнопку «Отменить встречу» в верхнем левом углу панели инструментов сведений о встрече.
Появится диалоговое окно. Вы можете добавить примечание об отмене, если у вас есть сообщение для передачи участникам. В противном случае просто нажмите кнопку «Отменить встречу».
Вот и все. Разослать приглашения на собрание Microsoft Teams - совсем несложно. Все, что вам нужно сделать, это добавить пользователей, которых вы хотите пригласить, в планировщик встреч. Microsoft также упрощает отслеживание статуса ваших приглашений или отмену собрания.