Запланируйте важные встречи, чтобы все участники могли их посещать
Платформы для совместной работы, такие как Microsoft Teams, полностью изменили правила удаленной работы, и это правильно. Многие организации переходят от электронной почты к приложениям, таким как Microsoft Teams, для общения между коллегами из-за замечательных функций, которые предлагают эти платформы.
Одна из таких функций, которые Microsoft Teams предлагает пользователям во всем мире, - это возможность проводить запланированные собрания на платформе. Помимо специальных встреч, пользователи также могут планировать встречи. Раньше только подписчики Microsoft 365 Business могли проводить запланированные частные встречи или собрания канала. Но теперь Microsoft также добавила опцию для пользователей Microsoft Teams Free. А планирование собраний в Teams с членами организации, а также с посторонними (обычно известными как гости в мире собраний Microsoft Teams) настолько просто, насколько это возможно.
Как запланировать встречу, если вы являетесь пользователем бесплатной версии Microsoft Teams
Откройте приложение Microsoft Teams для настольных ПК или перейдите на сайт team.microsoft.com. Выберите вариант «Встречи» на панели навигации слева.
Примечание: Если нет опции «Встречи», попробуйте обновить настольное приложение Microsoft Teams, поскольку новая опция только начинает развертываться. Если при обновлении до последней версии этот параметр по-прежнему не отображается, остается только подождать, пока функция откроется для вас.
Откроется вкладка «Встречи». Вы увидите два варианта: «Встреча» и «Назначить встречу». Нажмите «Запланировать встречу», чтобы открыть окно планировщика.
Дайте вашей встрече название и укажите дату и время для продолжительности встречи. Затем нажмите кнопку «Расписание».
Команды назначат встречу. На вашем экране появится несколько вариантов отправки приглашения. Вы можете поделиться информацией о встрече, скопировав ее и отправив ссылку по электронной почте или в любом приложении для обмена сообщениями, или вы можете отправить приглашение с помощью Календаря Google или Календаря Outlook, создав событие. Выберите желаемый вариант.
Важная заметка: Не пропускайте этот шаг, по крайней мере, не скопировав информацию о встрече. Как только вы закроете это окно, вы больше не сможете получить доступ к информации. Вы также должны держать ссылку на собрание под рукой для себя, если вы решили не создавать событие календаря, поскольку в настоящее время Microsoft Teams не имеет встроенного календаря, чтобы бесплатные пользователи могли отслеживать запланированные собрания. То есть вы не сможете присоединиться к собранию или пригласить других на собрание, которое вы только что запланировали, если пропустите этот шаг.
В настоящее время бесплатные пользователи могут проводить только запланированные встречи в частном порядке, но не в каналах. Таким образом, только люди, у которых есть ссылка для приглашения на собрание, могут присоединиться к собранию.
Как запланировать встречу, если вы являетесь пользователем Microsoft 365 Business
Подписчики Microsoft 365 Business могут либо запланировать собрание из приложения Microsoft Teams, либо они также могут использовать Outlook для планирования собрания в Teams.
Запланировать встречу из Microsoft Teams
Откройте приложение Microsoft Teams для настольных ПК или перейдите на сайт team.microsoft.com и войдите в свою учетную запись Microsoft. Затем выберите параметр «Календарь» на панели навигации слева.
В календаре нажмите кнопку «Новая встреча», чтобы запланировать встречу.
Откроется экран для создания новой встречи. Добавьте название встречи, а затем введите имена участников в поле «Добавить необходимых участников», чтобы пригласить людей.
Если вы хотите, чтобы к собранию присоединился кто-то за пределами вашей организации, введите его адрес электронной почты в поле, чтобы отправить ему ссылку для приглашения на собрание.
После добавления всех участников установите время встречи. Вы также можете использовать «Помощник по планированию», чтобы найти свободное время из календаря каждого, чтобы установить время встречи, подходящее для всех.
Microsoft Teams также позволяет повторять собрание по определенному расписанию. Выберите подходящий вариант в раскрывающемся меню. Если вы не хотите повторять встречу, оставьте настройку «Не повторять».
Далее идет настройка «Добавить канал», которая определяет настройки конфиденциальности встречи. Оставьте это поле пустым, чтобы ваша встреча была конфиденциальной. Чтобы открыть собрание для членов команды, выберите канал. Вы также можете выбрать несколько каналов для встречи.
Встреча будет опубликована на канале, который вы выберете на вкладке «Сообщения», где члены команды смогут устанавливать повестку дня, делиться файлами или добавлять свои комментарии.
Нажмите кнопку «Отправить» или «Сохранить» (в зависимости от того, какие из них появляются в зависимости от того, есть ли участники в вашем списке), чтобы запланировать встречу.
Запланировать собрание Teams из Outlook
Пользователи также могут запланировать собрание Teams из Microsoft Outlook. Откройте приложение Outlook и переключитесь на просмотр календаря. Чтобы переключиться, щелкните значок «Календарь» в нижней части левой панели навигации.
По умолчанию в Microsoft Teams есть надстройка Outlook. Щелкните «Встреча новой команды» в представлении календаря Outlook.
Откроется экран для планирования встречи. Задайте название встречи, добавьте участников, которым нужно отправить приглашения на встречу, установите время встречи и нажмите кнопку «Отправить», чтобы отправить приглашение на встречу.
Примечание: В настоящее время пользователи могут планировать собрания из Outlook, но не могут проводить их по каким-либо каналам.
Проводить встречи в Microsoft Teams очень удобно. Пользователи могут планировать собрания из Microsoft Teams или с помощью приложения Outlook. Пользователи Teams с подпиской на Microsoft 365 бизнес также могут использовать помощника по планированию, который позволяет пользователям находить время для собрания, подходящее для всех.
Планировщик для пользователей Microsoft Teams Free в настоящее время является довольно простым, но, поскольку это недавно реализованная функция, возможно, в ближайшие месяцы он получит важные обновления. Вы также можете отправить ссылку для приглашения людям, которые не являются частью вашей организации, чтобы они могли присоединиться к собранию как «Гости».