Сортировка данных помогает организовать или упорядочить данные в указанном порядке для быстрого поиска значений. В Excel вы можете отсортировать диапазон или таблицу на основе текста, чисел, дат и времени в одном или нескольких столбцах. Вы также можете сортировать данные по цвету ячеек, цвету шрифта или значку настраиваемого форматирования.
В Excel есть несколько встроенных расширенных параметров сортировки, которые помогают в управлении данными. В этой статье мы обсудим различные методы сортировки данных в указанном порядке, а также различные критерии.
Сортировка данных в Excel
Перед сортировкой данных вы должны выбрать, хотите ли вы отсортировать весь лист или только диапазон ячеек.
Сортировка упорядочивает все данные в вашей электронной таблице по одному или нескольким столбцам. Вы также можете выбрать сортировку только одного столбца на листе. Вы можете сортировать данные по тексту, числам, датам и времени.
Мы воспользуемся следующим примером, чтобы показать вам, как использовать различные методы сортировки в Excel.
Если вы хотите быстро отсортировать данные, просто щелкните любую ячейку в столбце, который вы хотите отсортировать. В приведенном ниже примере электронной таблицы мы хотим отсортировать наши данные по именам «представителей». Итак, щелкните любую ячейку в столбце B.
Перейдите на вкладку «Данные» и нажмите значок сортировки «А-Я», чтобы отсортировать дату по именам «Представителей».
Теперь ваши данные отсортированы по именам представителей. Когда столбец B отсортирован, строки, соответствующие каждой ячейке в столбце B, будут перемещаться вместе с ним.
Сортировка данных только в одном столбце
Вы можете отсортировать данные в одном столбце, что не повлияет на соседние столбцы на листе. Сначала выберите диапазон / столбец (элемент), который вы хотите отсортировать.
Затем перейдите на вкладку «Данные» и щелкните значок сортировки. Excel покажет вам сообщение «Предупреждение о сортировке». В этом случае выберите вариант «Продолжить с текущим выбором» и нажмите «ОК».
Теперь только диапазон (столбец) «Элемент» сортируется в алфавитном порядке. Помните, что сортировка только одного столбца не приведет к совпадению всего рабочего листа с этим столбцом.
Сортировка данных по дате / времени
Вы можете сортировать дату, время и числа так же, как и текст в Excel. Числа могут быть отсортированы от наименьшего к наибольшему или от наибольшего к наименьшему, а даты и время могут быть отсортированы от самого нового к самому старому или от самого старого к самому новому.
Вы можете выбрать ячейку в столбце, которую хотите отсортировать, и щелкнуть значок «AZ» или «ZA» на вкладке «Группа данных Сортировка и фильтр», чтобы отсортировать данные в порядке возрастания или убывания. Или нажмите значок «Сортировка» рядом со значками быстрой сортировки на вкладке «Данные».
Откроется диалоговое окно «Сортировка». Откройте раскрывающееся меню «Сортировать по», в этом раскрывающемся меню будут перечислены все заголовки столбцов на листе, и, поскольку мы хотим отсортировать набор данных по дате, выберите параметр «Дата заказа». Затем выберите вариант «От новых к старым» в раскрывающемся меню «Порядок», чтобы отсортировать данные в порядке возрастания.
Результат показан на следующем снимке экрана.
Сортировка данных по цвету ячейки / цвету шрифта / значку ячейки
Чтобы отсортировать данные по цвету ячеек, цвету шрифта или значку ячейки, откройте диалоговое окно «Сортировка», щелкнув значок «Сортировка» на вкладке «Данные». Затем выберите нужный вариант в меню «Сортировать по». Здесь мы выбираем «Цвет ячейки» для сортировки набора данных.
Затем выберите цвет, который должен быть вверху столбца. Затем нажмите «ОК».
Так будет выглядеть таблица, отсортированная по цвету ячеек.
Многоуровневая сортировка данных (сортировка по нескольким столбцам)
Многоуровневая сортировка позволяет отсортировать данные (таблицу) по значениям одного столбца, а затем снова организовать их по значениям другого столбца (столбцов).
Например, мы сначала сортируем набор данных по имени «Элемент», а затем снова сортируем его по «Дата заказа». Для этого выберите любую ячейку в таблице и щелкните значок «Сортировка» на вкладке «Данные».
В диалоговом окне «Сортировка». Выберите «Элемент» из раскрывающегося списка «Сортировать по». Затем нажмите «Добавить уровень» и выберите «Дата заказа» из раскрывающегося списка «Затем по». Щелкните «ОК».
Теперь записи сортируются сначала по элементу, а затем по дате заказа.
Сортировка в произвольном порядке
Иногда не нужно выполнять сортировку по тексту, числу или дате. Иногда вам нужно отсортировать по чему-то другому, например, по месяцам, дням недели, регионам или какой-либо другой организационной системе.
Допустим, у вас есть следующая таблица, и вы хотите отсортировать ее по приоритету заказов.
Для этого щелкните любую ячейку в наборе данных и откройте диалоговое окно «Сортировка» на ленте Excel.
Затем в раскрывающемся списке «Сортировать по» выберите «Приоритет»; в раскрывающемся списке «Сортировать по» выберите «Значения ячеек»; и в раскрывающемся списке «Порядок» выберите «Пользовательский список».
Когда вы выбираете опцию «Пользовательские списки» в раскрывающемся меню, откроется диалоговое окно «Пользовательские списки».
Здесь введите свой собственный список в «Список записей:» и нажмите «Добавить». Например, мы добавляем в список высокий, нормальный и низкий приоритеты.
В настраиваемый список добавлен новый порядок сортировки. Выберите список и нажмите «ОК».
Теперь вы можете выбрать свой собственный порядок сортировки в раскрывающемся списке «Порядок».
Теперь набор данных отсортирован по приоритету (высокий, нормальный, низкий).
Сортировка данных в строке
Вместо столбцов вы можете сортировать данные по строкам. Для этого выберите любую ячейку в строке и щелкните значок «Сортировка» в группе «Сортировка и фильтр» на ленте.
В диалоговом окне «Сортировка» нажмите кнопку «Параметры».
Выберите вариант «Сортировать слева направо» вместо «Сортировать сверху вниз» в разделе «Ориентация» диалогового окна «Параметры сортировки». И нажмите «ОК».
Затем выберите строку, которую нужно отсортировать, в раскрывающемся списке «Сортировать по» и нажмите «ОК».
Как вы можете видеть ниже, теперь набор данных отсортирован по значениям в выбранной строке.
Теперь, когда вы научились сортировать в Excel, вы можете быстро реорганизовать свой рабочий лист, отсортировав данные.