Вы можете создать раскрывающийся список в Google Таблицах, используя список элементов в диапазоне ячеек или вводя элементы вручную.
Раскрывающийся список (также известный как раскрывающееся меню или раскрывающееся меню) - это меню, подобное окну списка, которое позволяет пользователям выбирать вариант из списка предопределенных параметров. Выпадающий список гарантирует, что пользователи вводят в ячейки только те значения, которые доступны в данном списке.
При совместной работе над Google Таблицами иногда может потребоваться, чтобы другие пользователи вводили повторяющиеся значения в столбец. Чтобы избежать неточностей, опечаток и ускорить ввод данных, вы можете добавить раскрывающийся список, чтобы пользователи вводили только указанные значения.
Например, вы составляете список задач, которые должна выполнять ваша команда. И вы хотите, чтобы ваша команда обновляла статус каждой задачи как «Выполнено», «Ожидает», «Приоритет», «Пропущено» и «Выполняется». Для этого вы можете создать раскрывающееся меню со списком статусов задач, из которого пользователь может выбирать вместо того, чтобы вводить данные вручную.
В этом руководстве мы расскажем все о создании раскрывающегося списка в Google Таблицах и управлении им.
Создание раскрывающегося списка в Google Таблицах
Раскрывающийся список - это функция проверки данных, которая позволяет пользователям контролировать, что можно вводить в рабочий лист. Вы можете быстро создать раскрывающийся список с помощью диалогового окна проверки данных в Google Таблицах.
Есть два способа добавить раскрывающееся меню в Google Таблицы. Вы можете создать раскрывающийся список со значениями в диапазоне ячеек или вручную указать элементы для списка.
Создайте раскрывающееся меню, используя диапазон ячеек в Google Таблицах
Вы можете создать раскрывающийся список в Google Таблицах, используя список элементов, содержащихся в диапазоне ячеек.
Сначала откройте электронную таблицу Google и введите список элементов в диапазоне ячеек, которые вы хотите включить в раскрывающийся список. Здесь, в этом примере электронной таблицы, у нас есть список названий городов как филиалов.
Затем выберите ячейку или диапазон ячеек, в которых вы хотите создать раскрывающийся список. Он может быть на том же листе или на отдельном листе.
Затем нажмите меню «Данные» в верхней части таблицы и выберите вариант «Проверка данных» в раскрывающемся списке.
Или щелкните правой кнопкой мыши после того, как вы выбрали ячейку (я), и выберите «Проверка данных» в нижней части контекстного меню.
Появится диалоговое окно проверки данных. Здесь вы можете определить и настроить свой раскрывающийся список с различными настройками.
Диапазон ячеек
Первое поле, «Диапазон ячеек», указывает место, где будет создан раскрывающийся список. Поскольку мы уже выбрали для этого диапазон, он заполняется автоматически.
Вы также можете изменить это, щелкнув «значок таблицы» в поле «Диапазон ячеек» и выбрав диапазон ячеек, в который вы хотите вставить раскрывающийся список.
Критерии
Далее, в разделе «Критерии» есть список опций в раскрывающемся списке, и вам понадобятся только первые два варианта. Вы не можете создать раскрывающееся меню с другими параметрами.
Щелкните раскрывающийся список и выберите параметр «Список из диапазона», чтобы добавить диапазон в качестве критерия.
В поле рядом с ним введите ссылку на ячейку / диапазон, содержащий все значения, которые вы хотите включить в раскрывающийся список. Вместо того, чтобы вводить диапазон вручную, просто нажмите значок «Выбрать диапазон данных» (значок таблицы).
Появится еще одно всплывающее окно с именем «Выберите диапазон данных». Теперь просто выберите ячейку / диапазон, содержащий список элементов, и местоположение будет автоматически добавлено в диалоговое окно «Выбрать диапазон данных». Затем нажмите «ОК». Когда вы выбираете диапазон на другом листе, имя листа также включается в расположение списка.
В приведенном выше примере список элементов в A2: A13 листа 3 и раскрывающийся список создается в C2: C17 листа 4.
Показать раскрывающийся список в ячейке
Убедитесь, что установлен флажок «Показывать раскрывающийся список в ячейке». Если этот параметр не отмечен, вы все равно можете вводить элементы из списка, дважды щелкнув ячейку, но вы не увидите раскрывающегося значка в ячейке.
О неверных данных
Вы также можете выбрать, что происходит, когда кто-то вводит что-то (недопустимые данные), которого нет в списке. Вы можете выбрать переключатель «Показать предупреждение» или «Отклонить ввод» для настройки «При недопустимых данных». Параметр «Показать предупреждение» принимает ввод пользователя, но с предупреждением, а параметр «Отклонить ввод» полностью отклоняет ввод.
Появление
С помощью параметра «Внешний вид» вы можете дать пользователю подсказку о том, как использовать раскрывающийся список или какие значения принимаются в ячейках.
Чтобы активировать эту опцию, установите флажок «Показать текст справки по проверке», и текстовое поле появится прямо под ним. Введите инструкции, которые вы хотите отобразить в текстовом поле.
По завершении настройки нажмите кнопку «Сохранить», чтобы применить изменения.
Как работает раскрывающийся список в Google Таблицах
Теперь раскрывающиеся списки создаются в ячейке C2: C17, и когда вы щелкаете значок раскрывающегося списка, он отображает список элементов.
Теперь, если пользователь вводит значение, которого нет в списке, эта ячейка помечается как недопустимые данные. Вы можете заметить маркер в верхнем левом углу ячейки C6. Это связано с тем, что мы выбрали параметр «Показать предупреждение» в настройке «Недопустимые данные» в диалоговом окне «Проверка данных».
И когда вы наводите курсор на маркер, вы увидите предупреждающее сообщение.
Вот как вы создаете динамический раскрывающийся список в Google Таблицах.
Создайте раскрывающееся меню, вручную вводя элементы в Google Таблицах
Если вы хотите создать статический раскрывающийся список и у вас нет списка элементов в диапазоне ячеек в электронной таблице, вы можете вручную указать элементы в диалоговом окне проверки данных.
Этот метод может быть полезен, если вы хотите создать простой раскрывающийся список с такими элементами, как «Да» и «Нет», «Утверждено» и «Отклонено», «В наличии» и «Распроданы» и т. Д. Вот как это сделать:
Выберите ячейку или группу ячеек, для которых вы хотите добавить раскрывающийся список.
Щелкните вкладку «Данные» в меню и выберите параметр «Проверка данных».
Во всплывающем окне «Проверка данных» убедитесь, что в поле «Диапазон ячеек» выбрана правильная ячейка или диапазон.
В раскрывающемся списке «Критерии» на этот раз нужно выбрать «Список элементов».
В поле рядом с ним вручную введите элементы, которые вы хотите в раскрывающемся списке, и обязательно разделите каждый элемент запятой без пробела. В нашем примере мы хотим отобразить пол, поэтому вводим «Мужской, Женский и Не указано».
Вы можете добавить пробел внутри названия элемента, но не между элементами. Элементы могут быть текстами, датами, числами, формулами и флажками.
Убедитесь, что установлен флажок «Показывать раскрывающийся список в ячейке». Поскольку это статический список, и нам не нужны никакие другие данные в ячейке, мы выбрали опцию «Отклонить ввод».
После внесения изменений нажмите «Сохранить», чтобы применить.
Теперь в каждой ячейке выбранного диапазона создается статический раскрывающийся список. Щелкните значок раскрывающегося списка или дважды щелкните ячейку или нажмите «Enter» в ячейке, чтобы выбрать элемент.
Если пользователь вводит значение, которого нет в списке, проверка данных отклоняет ввод и покажет вам сообщение об ошибке. Это потому, что мы выбрали опцию «Отклонить ввод» для «Недопустимые данные» в проверке данных.
Ошибка проинформирует пользователя о том, что они ввели недопустимые данные в определенную ячейку, и им необходимо ввести одно из указанных значений.
Редактировать раскрывающийся список в Google Таблицах
Бывают случаи, когда вы хотите добавить новые элементы, изменить элементы или удалить элементы из уже созданного раскрывающегося списка. Также можно добавить новый список элементов в уже существующий раскрывающийся список.
Перейдите к диапазону ячеек или к листу с ячейками, содержащими список элементов, которые вы использовали для раскрывающегося списка. Внесите желаемые изменения в содержимое этих ячеек. Вы можете добавлять новые элементы, редактировать уже существующие элементы и удалять элементы из этих ячеек.
Это исходный список, который мы использовали для создания раскрывающегося списка раньше:
Теперь мы внесли несколько изменений в список. Мы добавили новый элемент «Стокгольм», удалили Вену и изменили Нью-Йорк на Нью-Джерси.
Вы также можете редактировать введенные вручную элементы в диалоговом окне Проверка данных.
После того, как мы отредактировали список элементов, выпадающий список обновится автоматически. Но некоторые из ранее введенных записей с использованием исходного раскрывающегося списка помечены как недопустимые. Поскольку эти значения редактируются в списке, они помечаются как недопустимые.
Теперь, когда вы нажмете на раскрывающийся список, вы увидите недавно обновленный раскрывающийся список.
Примечание: Если вы добавляете или удаляете элементы в списке, не забудьте изменить выбор диапазона в критериях проверки данных, чтобы все элементы правильно отображались в раскрывающемся списке.
Скопируйте раскрывающийся список в Google Таблицах
Вместо того, чтобы создавать один и тот же раскрывающийся список на нескольких листах, вы можете быстро скопировать раскрывающийся список из одной ячейки в несколько ячеек на одном или нескольких листах.
Вы можете использовать простой метод копирования и вставки, чтобы быстро скопировать раскрывающийся список.
Для этого выберите ячейку в раскрывающемся списке, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Копировать» или нажмите «Ctrl + C». Затем выберите ячейку или диапазон ячеек, в которые вы хотите вставить раскрывающийся список, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Вставить» или нажмите «Ctrl + V», чтобы вставить раскрывающийся список.
Но этот метод также скопирует форматирование ячейки (цвет, стиль, границу и т. Д.), А также запись в раскрывающемся списке.
Чтобы этого не произошло, нужно использовать специальную функцию вставки. Вот как это сделать.
Сначала выберите и скопируйте ячейку (Ctrl + C) с раскрывающимся списком. Затем выберите ячейку / диапазон, в который вы хотите скопировать раскрывающийся список. Щелкните правой кнопкой мыши выбранные ячейки, разверните параметр «Специальная вставка» и выберите параметр «Вставить только проверку данных».
Это скопирует раскрывающийся список в желаемое место.
Удалить раскрывающийся список в Google Таблицах
Если вам больше не нужны раскрывающиеся меню и вы хотите их удалить, вы можете легко сделать это несколькими щелчками мыши.
Чтобы удалить раскрывающийся список, выберите ячейку или ячейки, из которых вы хотите удалить раскрывающийся список. Затем щелкните меню «Данные» и выберите «Проверка данных».
Теперь нажмите кнопку «Удалить проверку» в нижней части диалогового окна «Проверка данных» и нажмите «Сохранить».
Вот и все. Ваши раскрывающиеся списки удалены. Но они оставят вам данные, которые мы ввели с помощью этих раскрывающихся списков.
