Создавайте автоматические заметки на собрании с помощью функции Live Transcriptions в Microsoft Teams.
Microsoft Teams раньше значительно опережала множество приложений для совместной работы Workstream. Но в последнее время он еще больше раздвигает границы, чтобы оставаться актуальным в меняющиеся времена. Благодаря кардинальному изменению всего уравнения, связанного с тем, как мы работаем, и беспощадной конкуренции, Microsoft Teams постоянно предлагает свою первоклассную игру.
Последнее дополнение к арсеналу функций, предлагаемых Teams, - это транскрипции собраний в реальном времени. Во время встречи доступны живые расшифровки, и вам не нужно записывать встречу, чтобы создавать эти расшифровки.
Транскрипции могут значительно улучшить ваши впечатления от встречи. Они не просто делают ваши встречи более продуктивными, автоматизируя для вас записи собраний. Хотя отсутствие необходимости делать заметки вручную - это большой плюс. Они также делают собрания более инклюзивными для глухих или слабослышащих участников, находящихся в шумном месте или имеющих другой уровень владения языком.
Чем транскрипция отличается от живых титров?
В Microsoft Teams уже довольно давно есть функция живых субтитров. Итак, что же такого особенного в стенограммах собраний? Самая большая разница - доступность.
Транскрипции доступны после встречи. И вы можете скачать и поделиться ими с кем угодно. Именно поэтому мы назвали их «автоматические записи встреч». Но Teams не сохраняет подписи.
Кроме того, когда вы включаете субтитры, они видны только вам, но транскрипция видна всем, хотя пользователи могут скрыть ее.
Если основная причина, по которой вы хотите включить транскрипцию, состоит в том, чтобы сделать собрание более инклюзивным и доступным, вы можете использовать либо транскрипции, либо субтитры. Но чтобы записать всю встречу, лучше всего использовать транскрипцию.
Предварительные требования для использования транскрипции в командах Misrosoft
Есть несколько условий, связанных с использованием транскрипции в Microsoft Teams. Во-первых, он доступен только для запланированных встреч, но не для каналов или встреч типа Meet Now. Итак, если ваша повестка дня - инклюзивность и лучшая понятность на импровизированной встрече или встрече канала, вы можете использовать субтитры в реальном времени.
Кроме того, эта функция доступна только в том случае, если разговорным языком является английский (США). Более того, его можно использовать только из настольного приложения и доступно только для определенных лицензий. По сути, это означает, что бесплатные пользователи Microsoft Teams и исключенные типы лицензий не имеют доступа к этой функции.
Организации со следующими лицензиями имеют доступ к транскрипциям в Teams: Office 365 E1, Office 365 A1, Office 365 / Microsoft 365 A3, Office 365 / Microsoft 365 A5, Microsoft 365 F1, Office 365 / Microsoft 365 F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium SKU.
Пользователи GCC, GCC-High и DoD не имеют права использовать эту функцию.
Транскрипция также должна быть включена для организации ИТ-администратором. Если вы не можете найти вариант транскрипции, обратитесь к администратору.
Включение транскрипции для вашей организации
Если вы ИТ-администратор своей организации, перейдите в центр администрирования Teams.
ИТ-администраторы организации могут включить транскрипцию для всех, включив ее в глобальную политику, или выбрать людей, установив разные политики для разных пользователей.
На панели навигации слева выберите параметр «Встречи».
Под ним появятся несколько вариантов. Выберите из них «Правила встреч».
Чтобы включить эту опцию для всей организации, выберите опцию или «Глобальный (по умолчанию для всей организации)».
Прокрутите вниз до раздела «Аудио и видео». Затем убедитесь, что опция «Разрешить транскрипцию» включена.
Чтобы включить его выборочно, у вас есть два варианта. Вы можете включить его для всей организации, а затем создать настраиваемую политику, в которой параметр транскрипции не включен, и назначить политику пользователям, которым вы не хотите получать доступ к этой функции. Или вы можете пойти в совершенно противоположном направлении, где этот параметр включен не глобально, а только в настраиваемой политике, и вы можете назначить его пользователям, которым вы хотите иметь доступ к этой функции.
Чтобы создать новую политику собрания, перейдите на страницу «Политики собрания» и нажмите кнопку «Добавить».
Дайте имя политике и настройте ее так, как хотите. Нажмите кнопку «Сохранить».
Чтобы назначить политику пользователям, выберите ее и нажмите кнопку «Управление пользователями».
Справа появится панель. Найдите пользователей, которым вы хотите назначить политику, и нажмите кнопку «Применить».
Вы также можете назначить политики любой группе пользователей в вашей организации.
Использование функции транскрипции на собраниях
Использование этой функции на собраниях - прогулка по парку. Но помните, что вы можете записывать только запланированные встречи. Начните запланированную встречу или присоединитесь к ней из своего календарного события.
Организатор собрания и люди из одного арендатора могут запускать расшифровку. Гости, люди из другого арендатора и анонимные пользователи (люди, которые не хотят, чтобы их идентифицировали в транскрипции) не могут начать транскрипцию на собрании.
Чтобы начать расшифровку, перейдите к «Дополнительные действия» на панели инструментов собрания.
Затем выберите «Начать транскрипцию» из вариантов.
Вы увидите уведомление о том, что транскрипция началась, и вы должны сообщить всем, что они транскрибируются. Но другие участники также увидят уведомление о том, что собрание записывается. Тем не менее, вы должны проинформировать всех в знак любезности по отношению к участникам, которые присоединились по телефону.
Панель транскрипции появится справа. Стенограмма также будет включать имя пользователя и значок профиля участника, а также отметку времени.
Все участники собрания могут в любой момент показать или скрыть панель стенограммы. Нажмите кнопку «Закрыть» на панели, чтобы скрыть ее.
Вы также можете перейти в меню «Дополнительные действия» и выбрать оттуда «Скрыть стенограмму».
Чтобы отобразить панель, выберите «Показать стенограмму» в меню «Дополнительные действия».
Организатор собрания и докладчики могут остановить расшифровку и возобновить ее в любой момент во время собрания. Чтобы остановить транскрипцию, перейдите в меню «Дополнительные действия» и выберите «Остановить транскрипцию».
Все получат уведомление о том, что вы прекратили расшифровку. Транскрипция автоматически остановится, когда все покинут собрание.
Скачивание и отправка транскрипций
Стенограммы собрания доступны для загрузки автоматически после собрания в событии календаря. Перейдите в «Календарь» на панели навигации слева.
Затем откройте мероприятие для запланированной встречи.
На странице встречи вверху будет дополнительная вкладка: «Записи и стенограммы».
Полная стенограмма будет доступна для просмотра там. Чтобы скачать его, нажмите кнопку загрузки.
Вы можете загрузить стенограмму в виде файла .vtt (популярный формат для стенограммы) или файла .docx (документ Word).
Транскрипции доступны для загрузки из учетных записей участников до тех пор, пока организатор встречи не удалит их.
Мобильные участники не могут видеть транскрипцию в мобильном приложении. Чтобы сделать его доступным для мобильных участников, скачайте файл и загрузите его в чат. Перейдите в чат встречи и нажмите кнопку «Прикрепить», чтобы загрузить файл.
После этого мобильные участники смогут найти файл в своем чате.
Скрытие вашей личности в транскрипциях
Команды могут идентифицировать говорящего, а транскрипции встречи автоматически включают имя пользователя и имя человека. Если вы хотите сохранить анонимность в транскрипции, вы можете скрыть свою личность. Но сделать это нужно до встречи.
Нажмите значок «Настройки и прочее» (меню с тремя точками) рядом со значком своего профиля в строке заголовка. Затем выберите в меню «Настройки».
Откроются настройки. В меню навигации слева перейдите к «Субтитры и расшифровки».
Затем выключите переключатель «Автоматически идентифицировать меня в субтитрах и стенограммах».
Транскрипции - отличная функция, и Microsoft Teams, безусловно, упрощает их использование. Так что в следующий раз, когда вы захотите делать заметки о встрече или хотите сделать содержимое собрания доступным для всех, вы можете расшифровать всю встречу.