Как проверить орфографию в Excel

Вы можете проверить орфографические ошибки в одной ячейке, нескольких ячейках, на всем листе, на нескольких листах или во всей книге Excel.

Большинство людей знают о функциях проверки орфографии и автозамены Microsoft Word и Powerpoint, но знаете ли вы, что MS Excel также поддерживает функцию проверки орфографии. Он не такой мощный и продвинутый, как Word, но предлагает базовые функции проверки орфографии. Это позволяет вам проверять написание слов в ячейках листов и убедиться, что ваши листы не содержат ошибок.

В отличие от Microsoft Word и PowerPoint, Excel не проверяет грамматику автоматически и не проверяет орфографию при вводе текста (подчеркивая их красным). MS Excel будет уведомлять вас об орфографических ошибках только при запуске функции проверки орфографии вручную. Кроме того, Excel не проверяет грамматические ошибки.

В большинстве случаев мы игнорируем орфографические ошибки в Excel, потому что часто работаем с числами и формулами. Но иногда вам нужно проверить, не допустили ли вы орфографических ошибок при создании некоторых отчетов и наборов данных, которые могут содержать текст, например метки столбцов и строк, или на всем листе. Давайте узнаем, как выполнить проверку орфографии в одной ячейке, нескольких ячейках, на всем листе, на нескольких листах одновременно или во всей книге.

Как выполнить проверку орфографии в Excel

Вы можете легко выполнить проверку орфографии в Microsoft Excel, выполнив следующие действия:

Есть два способа запустить функцию проверки орфографии в Excel: вы можете получить доступ к инструменту с ленты Excel или с помощью сочетания клавиш.

Сначала откройте электронную таблицу с некоторыми орфографическими ошибками и выберите любую ячейку. Перейдите на вкладку «Обзор», нажмите кнопку «Правописание» слева в группе «Проверка» на ленте Excel.

Кроме того, вы также можете нажать функциональную клавишу сочетания клавиш F7, чтобы открыть диалоговое окно "Правописание". Если вы выберете любую отдельную ячейку в электронной таблице, Excel автоматически проверит орфографические ошибки во всей текущей электронной таблице.

В любом случае откроется диалоговое окно «Правописание». Excel начнет проверку орфографических ошибок в вашем листе и предложит варианты правильного написания.

В диалоговом окне "Правописание" выберите вариант в поле "Предложения:" и нажмите кнопку "Изменить", чтобы исправить ошибку в слове. После исправления этого правописания он перейдет к следующей ошибке. Это поле появится только для ячеек с ошибками. Здесь мы выберем первое слово «Вероятность» из списка предложений, чтобы заменить слово с ошибкой «Возможности», и нажмите кнопку «Изменить».

Как только орфография будет исправлена, Excel покажет вам сообщение «Проверка орфографии завершена. Сообщение. Чтобы продолжить, нажмите «ОК» в окне подсказки.

Excel покажет вам диалоговое окно "Правописание" только в том случае, если на листе были обнаружены какие-либо ошибки. Если ошибок не обнаружено, Excel покажет вам то же сообщение выше.

Если функция проверки орфографии не работает (т. Е. Кнопка «Орфография» на вкладке «Обзор» неактивна), это, вероятно, связано с тем, что ваша электронная таблица защищена. «Снимите защиту» с листа перед проверкой орфографических ошибок.

Диалоговое окно "Различные варианты правописания"

Прежде чем мы узнаем, как выполнять проверку орфографии для ячеек, целых листов, нескольких листов или всей книги, мы должны понять различные параметры в диалоговом окне «Орфография» и способы их настройки. При исправлении слов нужно выбирать подходящие варианты.

Ниже приведены некоторые функции, которые вы увидите в диалоговом окне "Правописание":

• Игнорировать один раз - Когда при проверке орфографии обнаруживается слово, которое определяется как ошибка, и оно действительно подходит для ваших целей, нажмите кнопку «Игнорировать один раз», чтобы проигнорировать текущее предложение об ошибке проверки орфографии. Например. Имена, адреса и т. Д.
• Не обращай внимания - Выберите этот параметр, если вы хотите игнорировать все экземпляры текущих слов с ошибками и сохранить исходные значения. Например, если одно и то же имя повторяется несколько раз, при выборе этой опции все эти слова будут пропущены без их изменения, и вы сэкономите время.
• Добавить в словарь - Если Excel считает текущее слово ошибкой, но это правильное слово, которое вы используете довольно часто, то вы можете добавить это слово с ошибкой в ​​словарь Microsoft Excel, если это слово используется правильно. Это сделает слово частью словаря MS и не будет помечено как ошибка в будущем ни в одной книге, а также в других продуктах Microsoft.
• Изменять - При обнаружении ошибки проверки орфографии Excel покажет вам список предложений. Выберите одно из предложенных слов и нажмите эту кнопку, чтобы заменить выбранное слово с ошибкой правильным.
• Изменить все - Эта опция заменит все вхождения слова с ошибкой, а также текущее слово с выбранным предложением.
• Автозамена - При выборе этого параметра Excel автоматически исправляет слово с ошибкой, используя выбранный вами вариант. Кроме того, он добавит слово в список автозамены, что означает, что если вы в будущем введете то же слово с ошибкой, Excel автоматически преобразует его в выбранное предложение.
• Язык словаря - Вы можете изменить язык словаря Excel с помощью этого раскрывающегося списка.
• Опции - Эта кнопка перенесет вас в «Параметры Excel», где вы сможете соответственно просмотреть или изменить настройки проверки орфографии по умолчанию.
• Отменить последний - Нажмите эту кнопку, чтобы отменить последнее действие.

Настройка параметров проверки орфографии в Excel

Если вы хотите изменить настройки по умолчанию для проверки орфографии в Excel, нажмите «Параметры» в диалоговом окне «Орфография» или перейдите на вкладку «Файл» и нажмите «Параметры».

На вкладке «Проверка» в параметрах Excel вы найдете настройки по умолчанию для проверки орфографии, которые вы можете настроить в соответствии со своими потребностями и требованиями.

Excel игнорирует слова в верхнем регистре (HEETHEN), текст, содержащий числа (Rage123), IP-адреса / адреса файлов или интернет-коды, и они не будут считаться ошибкой. Кроме того, он отмечает повторяющиеся слова как ошибку. Например, если вы наберете «Передай привет моему маленькому другу», дополнительный «Кому» помечается как ошибка. Вы можете включить или отключить эти параметры, если хотите.

Если вы хотите добавить или отредактировать словарь Excel, выберите опцию «Пользовательские словари».

Затем, чтобы отредактировать список слов в пользовательских словарях, выберите «CUSTOM.DIC» в разделе «Список словарей» и нажмите кнопку «Изменить список слов…».

Введите слово, которое хотите добавить в словарь, в поле «Word (s):» и нажмите «Добавить». Если вы хотите удалить уже добавленное слово из списка, выберите слово и нажмите «Удалить» или «Удалить все», чтобы удалить все слова. Затем дважды нажмите «ОК», чтобы закрыть оба диалоговых окна.

Кроме того, любое слово, добавленное в пользовательские словари, не будет помечено как ошибка в других продуктах Microsoft. Если вы добавили слово в настраиваемый словарь в Excel, оно не будет считаться ошибкой в ​​Word или Powerpoint и наоборот.

Если вы хотите изменить настройки автозамены, нажмите «Параметры автозамены» в параметрах Excel.

Здесь вы можете настроить параметры автозамены.

При наборе текста вы можете несколько раз ошибиться в написании некоторых слов на листе. Вы можете исправить эти ошибки, добавив эти слова в свой список автозамены. Таким образом, Excel будет автоматически исправлять эти слова, пока вы пишете.

Для этого введите слово с ошибкой в ​​разделе «Заменить» и выберите правильное слово из списка ниже или введите его в раздел «На». Затем нажмите «ОК», чтобы применить.

Проверка орфографии отдельной ячейки / текста в Excel

Excel позволяет проверять значение отдельной ячейки (Word) на наличие орфографических ошибок.

Чтобы проверить орфографию любой отдельной ячейки в документе Excel, выберите ячейку и дважды щелкните по ней или нажмите F2, чтобы войти в режим редактирования. Убедитесь, что вы находитесь в режиме редактирования ячейки. Если вы находитесь в режиме редактирования, вы увидите текстовый курсор в ячейке и «Редактировать» в строке состояния в нижнем левом углу окна Excel (как показано ниже).

Затем нажмите кнопку «Орфография» на вкладке «Обзор» или нажмите F7.

Если Excel обнаружит какие-либо орфографические ошибки, он отобразит окно предложений, в противном случае отобразится сообщение с сообщением «Проверка орфографии завершена».

Выберите правильное слово и нажмите «Изменить», чтобы исправить написание. Затем нажмите «ОК» в диалоговом окне «Проверка орфографии».

Проверка орфографии в нескольких ячейках / словах на одном листе

Если вы хотите проверить орфографию в нескольких ячейках вместе, вы можете сделать это, выбрав только эти ячейки и используя диалоговое окно «Орфография». Этот метод полезен, когда вы хотите пропустить столбец имени или адреса при проверке ошибок, потому что имена и адреса обычно помечаются как орфографические ошибки.

Сначала выберите ячейки, диапазоны, столбцы или строки, орфографию которых вы хотите проверить. Если вы выбираете соседние ячейки, вы просто используете перетаскивание мышью или клавиши Shift + стрелки, чтобы сделать выбор.

Если вы хотите выделить несмежные ячейки (ячейки, которые не находятся рядом друг с другом), вы можете нажать и удерживать клавишу Ctrl и щелкнуть по ячейкам, которые нужно выделить. Если вам нужно выбрать большое количество ячеек, нажмите и отпустите Shift + F8, а затем щелкните столько ячеек, сколько хотите, чтобы их выделить. Затем снова нажмите Shift + F8, чтобы выключить режим выделения.

Выбрав ячейки, перейдите на вкладку «Обзор» и выберите «Орфография» на ленте или нажмите F7.

Появится диалоговое окно "Правописание" с предложениями по замене первого слова с ошибкой (если Excel обнаружил такое) в выбранных ячейках или диапазонах.

Затем выберите правильный вариант, нажмите «Изменить» или воспользуйтесь функцией «Автозамена», чтобы автоматически выбрать правильное написание и перейти к следующему слову с ошибкой.

Или вы также можете нажать «Игнорировать один раз», чтобы отклонить предложение и перейти к следующему слову с ошибкой.

Как только первое слово с ошибкой будет исправлено, в том же диалоговом окне будут предложены варианты следующего слова с ошибкой. Выберите подходящие варианты исправления ошибки. Точно так же вы можете исправить все слова с ошибками, одно за другим.

После того, как все слова с ошибками будут исправлены, вы увидите сообщение «Успешно».

Проверка орфографии на всем листе

Чтобы проверить орфографию на всем листе в Excel, выберите любую ячейку на листе, которую вы хотите проверить, или щелкните вкладку рабочего листа, на котором вы хотите запустить проверку орфографии, и выберите опцию «Орфография» (или нажмите F7. ) на вкладке "Обзор".

Excel начнет проверку на наличие ошибок и даст предложения по их исправлению.

Когда вы запускаете проверку орфографии, она проверяет орфографию от текущей выбранной ячейки и далее до конца рабочего листа. Если вы выберете ячейку A1, Excel начнет проверку всех ячеек в первой строке (слева направо), затем перейдет ко второй строке и проверит все ячейки во второй строке (слева направо), а затем перейдет к третий ряд и так далее.

Например, если вы выберете A4, он просто пройдет через все ячейки строки 4 (по горизонтали), а затем строки под ней. После проверки всех ячеек после A4, Excel покажет вам окно с подсказкой: «Вы хотите продолжить проверку в начале листа?». Нажмите «Да», чтобы продолжить проверку орфографии с начала, как показано ниже.

Одновременная проверка орфографии на нескольких листах

В Excel вы можете проверять правописание на нескольких листах вместе. Вот как:

Чтобы проверить орфографию на нескольких листах, нажмите и удерживайте клавишу Ctrl и выберите вкладки нескольких листов, которые вы хотите проверить. Запустите проверку орфографии, нажав кнопку «Орфография» на вкладке «Обзор» или нажав клавишу F7.

Это запустит процесс проверки орфографии, и одна за другой все ошибки будут появляться в диалоговом окне.

Выберите соответствующие параметры, чтобы исправить все ошибки, и появится диалоговое окно с запросом на подтверждение.

Проверка орфографии сразу на всех листах в книге

Если в вашей книге много листов, вы можете легко проверить правописание на всех за один присест.

Чтобы проверить правописание на всех листах в книге, щелкните правой кнопкой мыши вкладку любого листа и выберите «Выбрать все листы» в контекстном меню.

Это выберет все листы в вашей книге. Затем нажмите F7 или нажмите кнопку «Правописание» на вкладке ленты «Обзор». Когда все листы выбраны, все вкладки будут отображаться на белом фоне, как показано ниже.

Теперь Excel проверит правописание на всех листах в книге.

Проверка орфографии в словах в формулах

Если вы попытаетесь проверить текст, который является частью формулы, это не сработает, и проверка орфографии вернется к началу листа. Проверить текст внутри оболочки формулы можно только в режиме редактирования.

Если вы хотите проверить написание слов в формуле, дважды щелкните ячейку с формулой или выберите слова внутри формулы в строке формул. Затем нажмите F7 или нажмите кнопку «Орфография» на вкладке ленты «Обзор», чтобы запустить проверку орфографии.

Выявление орфографических ошибок с помощью макроса Excel VBA

Вы даже можете использовать макрос Excel, чтобы найти и выделить слова с ошибками на текущем листе. Для этого вам необходимо создать макрос в редакторе VBA. Вот как это сделать:

Сначала откройте рабочий лист, на котором вы хотите выделить слова с ошибками. Затем нажмите кнопку «Visual Basic» на вкладке «Разработчик» или нажмите сочетание клавиш Alt + F11, чтобы открыть редактор Excel VBA.

В редакторе Microsoft VBA щелкните меню «Вставить» и выберите параметр «Модуль».

Затем скопируйте и вставьте следующий код в редактор модулей:

Sub ColorMispelledCells () Для каждого cl в ActiveSheet.UsedRange Если не Application.CheckSpelling (Word: = cl.Text) Тогда _ cl.Interior.ColorIndex = 8 Next cl End Sub

После вставки кода нажмите кнопку «Выполнить» на панели инструментов или нажмите клавишу «F5», чтобы запустить макрос.

После запуска макроса проверьте свой рабочий лист. И все ячейки со словами с ошибками были бы выделены, как показано ниже.

Это все, что вам нужно знать о проверке орфографии в Excel.