Используйте функцию отслеживания изменений в Excel, чтобы узнать, кто внес изменения в книгу, какие изменения они внесли, и следует ли их принимать.
Допустим, вы попросили кого-то вычитать книгу Excel или совместно работать с вами. И вы можете отслеживать изменения, вставки и удаления, которые были внесены в эту общую книгу. Вы можете сделать это с помощью функции отслеживания изменений в Excel, вы можете определить, кто внес изменения и какие изменения они внесли в ваш общий рабочий лист / книгу.
Листы Excel не отслеживаются по умолчанию, поэтому вы не узнаете, какие изменения были внесены, кто и когда их внес. Но когда функция «Отслеживать изменения» включена, Excel будет отображать изменения, внесенные любым пользователем в книгу. Это пошаговое руководство по отслеживанию изменений в Microsoft Excel.
Как включить отслеживание изменений в Excel
После того, как вы закончите ввод всех данных в таблицу, включите функцию «Отслеживать изменения», прежде чем предоставлять книгу Excel для просмотра. После того, как они закончат просмотр, вы можете сравнить свои исходные данные с измененными, а затем принять или отклонить их изменения. Затем вы можете отключить отслеживание изменений.
Помните, что это технически устаревшая функция, поэтому вы не увидите опцию отслеживания изменений в Excel 2019 и 365. Вы можете найти эту функцию только на вкладке «Обзор» в Excel 2016 и более ранних версиях.
Чтобы включить отслеживание изменений в Excel, перейдите на вкладку «Обзор» и нажмите «Отслеживать изменения». Затем в раскрывающемся списке выберите «Выделить изменения».
Откроется диалоговое окно «Выделить изменения». При этом установите флажок «Отслеживать изменения при редактировании».
Теперь у нас есть три варианта: «Когда», «Кто» и «Где». Поле «Когда» позволяет нам выбирать, с какого момента мы хотим отслеживать изменения, выбирая между «С момента последнего сохранения, Все, Еще не просмотрено или С даты (конкретная дата)». Здесь мы выбираем «Все» в поле «Когда».
И мы выбираем «Все» в поле «Кто». Вы также можете выбрать отслеживание только изменений, внесенных определенными пользователями или всеми, у кого есть эта опция.
Если вы хотите, чтобы изменения отслеживались на всем листе, просто не устанавливайте этот флажок. установите флажок «Выделить изменения на экране» и нажмите кнопку «ОК».
Или, если вы хотите отслеживать изменения только в какой-то части листа, вы можете указать диапазон ячеек. Щелкните поле «Где» и выберите диапазон ячеек на листе. Затем нажмите «ОК».
Нажмите «ОК», чтобы сохранить книгу.
Затем на вкладке «Обзор» выберите вариант «Поделиться книгой».
В диалоговом окне «Совместное использование книги» убедитесь, что установлен флажок «Использовать старую функцию общих книг вместо новой возможности совместного редактирования». Затем нажмите «ОК».
Наконец, выберите «Защитить общую книгу» на вкладке «Обзор». Откроется диалоговое окно «Защита общей книги». В диалоговом окне «Защита общей книги» установите флажок «Совместное использование с отслеживанием изменений», чтобы никто не мог удалить историю отслеживания. Затем нажмите «ОК».
После этого сохраните файл и поделитесь таблицей с соавторами для просмотра.
Как просмотреть и принять или отклонить изменения
После того, как все ваши соавторы просмотрели вашу книгу и внесли некоторые изменения, вы можете принять или отклонить эти изменения.
Теперь, если в электронную таблицу внесены какие-либо изменения, это будет отображаться цветной границей ячейки и маленьким треугольником в верхнем левом углу ячейки.
Чтобы проверить детали, просто наведите курсор на ячейку с маленьким треугольником в верхнем левом углу. Отображается поле для комментариев с указанием того, какие изменения были внесены, кто их сделал и когда это было сделано. Если несколько рецензентов внесли изменения в ваш лист, каждому рецензенту будет назначен другой цвет поля.
Перейдите на вкладку «Обзор» и выберите «Отслеживать изменения» в группе «Изменения». На этот раз выберите в раскрывающемся списке вариант «Принять или отклонить изменения».
В диалоговом окне «Выберите изменения для принятия или отклонения» нажмите «ОК», чтобы продолжить.
Затем откроется диалоговое окно «Принять или отклонить изменения», здесь вы можете принять изменения по одному или принять / отклонить все изменения сразу. Здесь первое изменение, обнаруженное на листе, появится первым. В нашем случае первое обнаруженное изменение заключалось в том, что значение ячейки B11 изменилось с 16,99 на 17,99. После того, как вы примете или отклоните его, следующее изменение загрузится следующим.
После нажатия кнопки «Принять» внесенное изменение будет применено к вашему листу. Если вы его «отклоните», изменение будет отменено.
Создание отдельного файла для просмотра истории изменений
Вместо того, чтобы видеть изменения на том же листе, вы также можете просмотреть список изменений на отдельном листе под названием «История». В листе истории будут перечислены все подробности о внесенных изменениях.
Чтобы просмотреть историю, выберите «Отслеживать изменения» на вкладке «Обзор» и нажмите «Выделить изменения» в раскрывающемся списке.
В диалоговом окне «Выделить изменения» обязательно установите флажок «Список изменений на новом листе» внизу, прежде чем нажимать «ОК».
Это создаст новый лист под названием «История», в котором будут перечислены все подробности об изменениях, внесенных в книгу.
Просто сохраните файл еще раз, чтобы удалить лист журнала из книги.
Как отключить отслеживание изменений в Excel
По завершении проверки вы можете отключить функцию отслеживания изменений в книге. Это удалит все отслеживаемые детали (выделение ячеек) и перестанет отслеживать любые дальнейшие изменения в вашей книге.
Перед отключением отслеживания изменений необходимо сначала снять защиту с книги. Для этого просто нажмите кнопку «Снять защиту с общей книги» на вкладке «Обзор».
Чтобы отключить отслеживание изменений, перейдите на вкладку «Обзор» и выберите «Отслеживать изменения»> «Выделить изменения».
В диалоговом окне «Выделить изменения» снимите флажок «Отслеживать изменения при редактировании» и нажмите «ОК».
Функция отслеживания изменений в Excel теперь отключена.