В этом руководстве вы можете узнать, как найти и заменить текст, текст с форматированием, специальные символы или неразрывные символы в Word.
Предположим, вы помощник юриста и только что закончили вводить объемный юридический документ или контракт для своего клиента, а затем обнаружили, что вы несколько раз неправильно написали имя клиента или название компании на протяжении всего документа. И у вас нет времени вручную находить и заменять все вхождения текста. Что бы вы сделали? Не паникуйте - это легко исправить с помощью функции "Найти и заменить" в MS Word.
Найти и заменить - одна из самых полезных функций Microsoft Word, которую можно использовать для поиска символа, слова или фразы в документе и их замены. Вы также можете найти и заменить текст в определенном разделе текста или во всем документе.
Вы можете не только найти определенное слово и заменить его другим словом, но и найти текст на основе его форматирования, использования подстановочных знаков и совпадающего префикса или суффикса. Он также позволяет находить и заменять текст определенным форматированием, непечатаемыми символами или специальными символами. В этом посте вы узнаете, как найти и заменить текст в MS Word.
Найти текст в Microsoft Word
Для начала давайте посмотрим, как найти текст в Excel с помощью панели навигации или инструмента «Найти и заменить». Затем мы узнаем, как использовать инструмент «Найти и заменить» для замены текста на основе различных параметров.
Найти текст
Вы можете использовать панель навигации для поиска символа, слова или группы слов. И вы можете получить доступ к этой панели навигации с ленты или нажав горячую клавишу Ctrl + F.
Чтобы получить доступ к панели навигации (команда «Найти»), сначала откройте Word, в котором вы хотите найти текст. Затем перейдите на вкладку «Главная» и нажмите кнопку «Найти» в группе редактирования на ленте. Или вы можете нажать сочетания клавиш Ctrl + F в клавиатуре.
Это откроет панель навигации слева от окна. Введите текст или фразу, которую хотите найти, в текстовое поле «Искать в документе» на панели навигации и нажмите «Enter». По мере ввода инструмент будет показывать вам все связанные совпадения. В нашем примере мы набираем «Тейт».
Команда «Найти» выполняет поиск всего совпадающего текста в документе и выделяет их желтым цветом. На панели навигации отображаются все вхождения поискового слова (Тейт) в качестве предварительного просмотра результатов.
Инструмент не только выделяет точные слова, он даже выделяет частично совпадающие слова.
Вы можете использовать стрелки вверх и вниз рядом с текстовым полем, чтобы перейти к предыдущему или следующему результату поиска. Или вы можете щелкнуть один из результатов под полем поиска, чтобы перейти к нему напрямую.
Вместо того, чтобы искать текст или фразу во всем документе, вы также можете искать в большом документе по заголовкам. Для этого щелкните вкладку «Заголовки» и выберите заголовок на панели навигации для просмотра по заголовкам в документе.
Для поиска по страницам в Word щелкните вкладку «Страницы» на панели навигации и выберите одно из миниатюрных изображений всех ваших страниц, которые вы хотите просмотреть. Затем вы можете искать определенный текст на этой странице.
Когда вы закончите редактировать документ, закройте панель навигации, и выделение исчезнет.
Расширенный поиск
Если вы ищете более конкретные слова или фразы, например, слова с определенным шрифтом или стилем, специальные символы или только полные слова, вы можете использовать функцию расширенного поиска, чтобы отслеживать их. Этот инструмент позволяет настроить поиск с помощью различных параметров. Вот как:
Перейдите на вкладку «Главная», нажмите стрелку вниз рядом со значком «Найти» в группе редактирования и выберите «Расширенный поиск». Или нажмите Ctrl + H сочетания клавиш, чтобы открыть инструмент «Найти и заменить».
Или вы даже можете запустить инструмент «Найти и заменить» из области навигации, щелкнув значок увеличительного стекла в текстовом поле «Поиск в документе» и выбрав параметр «Расширенный поиск».
Появится диалоговое окно «Найти и заменить». Здесь вы можете выполнить базовый поиск, но если вы хотите настроить поиск с дополнительными параметрами, щелкните значок Больше >> кнопка.
Когда вы раскроете кнопку «Еще», вы найдете больше опций, с помощью которых вы сможете выполнять более расширенный поиск.
Выберите один или несколько параметров в разделе «Параметры поиска» и нажмите «Найти далее», чтобы просмотреть результат.
- Учитывать регистр: Если установлен флажок «Учитывать регистр», выполняется поиск текста, который точно соответствует прописным и строчным буквам, которые вы вводите в поле «Найти».
- Найти только слова целиком: Эта опция находит текст, который не является частью или частью другого слова, он находит только те слова, которые точно совпадают.
- Используйте подстановочные знаки: Эта опция противоположна опции «Искать только слова целиком». Можно использовать подстановочные знаки, состоящие из одного символа (?) И нескольких символов (*). Например, если вы ищете «Стена *», вы получите «Стены», «Wallmart», «Обои» и т. Д.
- Звучит как: Этот параметр позволяет находить слова или фразы, которые фонетически похожи, например «глаза», при поиске «лед» или «муравей» для слова «тетя».
- Найти все формы слова: Эта опция находит все варианты слов (все формы глаголов). Например, при поиске слова "плавание" вы получите плавание, плавание и плавание.
- Префикс соответствия: Это ищет слова с одинаковыми префиксами. Например, поищите шумиху, и вы можете стать гиперактивным, сверхчувствительным, гиперкритическим.
- Суффикс совпадения: Это ищет слова с одинаковыми суффиксами. Например, ищите меньше, и вы можете получить бесконечное, нестареющее, беззаконное, легкое.
- Игнорировать знаки препинания: Этот параметр позволяет игнорировать знаки препинания в тексте при поиске. Например, найдя слово «миссис. Джонс », когда вы искали« миссис Джонс ».
- Игнорировать символы пробела: Этот параметр позволяет игнорировать пробелы между ними. Например, вы нашли слово «Дни хорошие» при поиске «Daysaregood».
Мы применим несколько из этих вариантов и посмотрим, как это работает, на примере.
Учитывать регистр
Например, предположим, что мы ищем слово «ЖУРНАЛ» заглавными буквами без включенной опции соответствия. Введите слово в поле «Найти» и нажмите кнопку «Найти далее».
В раскрывающемся списке «Поиск» в разделе «Параметры поиска» выберите «Вниз», чтобы начать поиск сверху вниз по документу, выберите «Вниз», чтобы начать поиск снизу вверх по документу, или «Все», чтобы искать по всему документу.
Когда вы нажимаете «Найти далее», первое слово выделяется серым цветом. Когда вы снова нажмете «Найти далее», он выберет следующее вхождение слова. Каждый раз, когда вы нажимаете «Найти далее», оно будет выделять совпадающие слова по одному.
Если вы хотите выделить все вхождения слова сразу, нажмите кнопку «Выделить при чтении» и выберите «Выделить все».
Вы получите несколько совпадений со словом, выделенным желтым цветом.
Но если мы будем искать то же слово (с заглавной буквы) с включенным регистром совпадений, мы не получим результатов. Потому что инструмент ищет только слово, которое точно соответствует прописным буквам, которые мы ввели ранее.
Найти все формы слова
В другом примере, если мы выполним поиск слова «написать» с включенной настройкой «Найти все словоформы (английский язык)», мы получим все варианты этого слова.
Word найдет все глагольные формы слова, как показано ниже.
Расширенный поиск с форматированием
Вы также можете искать определенное слово или фразу с применением определенного форматирования.
Чтобы найти слова с форматированием, сначала введите слово в поле «Найти» и нажмите кнопку «Формат» в нижней части диалогового окна «Найти и заменить». Затем выберите формат, в котором вы хотите искать слово.
Вы даже можете найти слова с определенным форматом шрифта, абзацы с определенным выравниванием и форматом, табуляции, слова на определенном языке, текстовый фрейм, стиль и выделение.
Мы собираемся искать слово с определенным форматом шрифта, поэтому выбираем «Шрифт». В окне «Найти шрифт» укажите формат, как показано ниже, и нажмите «ОК».
Выбранный формат «Шрифт: (по умолчанию) STXingkai, курсив» появится под текстовым полем «Найти» в диалоговом окне «Найти и заменить». Теперь нажмите «Выделить все», чтобы найти подходящие слова в этом формате.
Как видите, инструмент выделяет только слова с определенным форматом шрифта, но не выделяет одно и то же совпадающее слово в другом формате шрифта.
Чтобы очистить форматирование для поиска, нажмите кнопку «Без форматирования» в нижней части диалогового окна «Найти и заменить».
Найти текст только с форматированием
Вы даже можете найти тексты только с форматированием. Вам даже не нужно вводить слово или фразу, вы можете просто указать единственный формат текста.
И инструмент найдет вам все слова или фразы в соответствующем формате.
Инструмент «Найти и заменить» также позволяет находить неразрывные символы / специальные символы или слова со специальными символами, выбирая символ (символы) из раскрывающейся кнопки «Специальный» в нижней части диалогового окна «Найти и заменить».
Найти и заменить текст в MS Word
До сих пор вы узнали, как найти текст и как найти текст с расширенными параметрами, теперь давайте посмотрим, как заменить найденный текст.
Функция замены позволяет вам найти слово или группу слов и заменить их чем-то другим, или найти слово на основе форматирования текста и заменить его другим текстом, или найти конкретное слово и заменить его форматирование, или найти и заменить символы с другими специальными символами или словами.
Найти и заменить текст
Чтобы найти и заменить одно слово или фразу другим, перейдите в группу редактирования на вкладке «Главная» и нажмите команду «Заменить». Кроме того, вы также можете нажать сочетание клавиш Ctrl + H.
Откроется диалоговое окно «Найти и заменить». В диалоговом окне «Найти и заменить» заполните два поля:
- Введите текст, который хотите найти, в поле «Найти:».
- Введите текст, которым вы хотите его заменить, в поле «Заменить на:».
После ввода необходимых текстов вы можете либо нажать кнопку «Заменить», чтобы заменить текст один за другим, либо «Заменить все», чтобы заменить все вхождения слова сразу.
Замена всего текста вместе может вызвать ошибки в вашем документе, если вы не будете осторожны. Например, если вы заменяете все слова «He» на «She», это также может заменить слова Head на Shead, help with Shelp, heat with Sheat и так далее. Поэтому иногда лучше заменять их по одному.
Нажмите «Найти далее», чтобы найти первый экземпляр текста, выделенного серым цветом, и снова нажмите «Найти далее», чтобы перейти к следующему экземпляру.Просмотрите каждый экземпляр и нажмите «Заменить», чтобы заменить текущий выделенный текст.
Вы можете щелкнуть строку заголовка диалогового окна «Найти и заменить» и перетащить ее, чтобы увидеть результаты.
По завершении нажмите кнопку «Закрыть», чтобы закрыть диалоговое окно.
Примечание: Если вы оставите поле «Заменить на» пустым, поисковый текст в поле «Найти» будет удален из документа.
Расширенный поиск и замена текста
Если вы хотите заменить более конкретные слова, такие как слова с пунктуацией, заглавными буквами, определенным шрифтом или стилем или даже специальными символами, вы можете использовать параметры расширенного поиска инструмента «Найти и заменить».
Чтобы получить доступ к расширенным параметрам поиска и замены, нажмите кнопку «Еще >>» в нижней части диалогового окна.
Здесь у вас есть различные варианты поиска и замены, которые вы можете использовать, чтобы сузить область поиска.
Как мы обсуждали ранее в разделе «Расширенный поиск», вы уже знаете, для чего используется каждый параметр в разделе «Параметры поиска».
Выберите один или несколько вариантов в разделе «Параметры поиска» и нажмите «Найти далее», чтобы найти подходящие слова, или нажмите «Заменить», чтобы заменить по одному экземпляру за раз, или нажмите «Заменить все», чтобы заменить все экземпляры сразу.
Пример:
Как мы уже упоминали ранее, этот инструмент находит комбинации символов данного слова даже в составе других слов.
Например, когда мы ищем в документе слово «Тейт», он находит эту комбинацию символов даже в составе других слов, таких как «Соединенные Штаты».
И это не идеально, когда мы заменяем эти слова. Кроме того, если вы найдете сотни совпадений, на замену слов одно за другим потребуется целая вечность.
Чтобы исправить это, отметьте опцию «Искать только слова целиком», чтобы найти слова, которые не являются частями или частью других слов, он находит только целые слова, которые точно совпадают. Здесь мы также проверили параметр «Учитывать регистр», чтобы убедиться, что он соответствует точным буквам верхнего и нижнего регистра. Затем нажмите «Заменить» или «Заменить все», чтобы заменить слова.
Вы можете использовать остальные вышеперечисленные параметры аналогичным образом, чтобы настроить поиск для поиска определенных слов.
Найти текст и заменить форматирование
Вы также можете найти определенное слово и заменить его тем же словом, но с определенным форматированием, или заменить его другим словом с форматированием.
Например, мы хотим найти и заменить все слово «Lytle» на определенный формат шрифта. Чтобы заменить форматирование, введите слово, которое вы хотите найти, в поле «Найти» и выберите вариант «Искать только целые слова», чтобы искать только это слово. Затем нажмите кнопку «Формат» в нижней части диалогового окна и выберите «Шрифт».
Вы можете заменить слова другими параметрами форматирования, такими как стиль, абзац, фрейм и т. Д.
В диалоговом окне «Замена шрифта» выберите желаемый стиль формата, например шрифт, стиль шрифта, цвет шрифта и т. Д. В нашем случае мы выбираем шрифт «Слон» и «Курсив». Затем нажмите «ОК», чтобы применить.
Вернувшись в диалоговое окно «Найти и заменить», вы увидите, что выбранное форматирование установлено для «Заменить на:». Поскольку мы заменяем только форматирование слова, оставьте поле «Заменить на:» пустым. Затем нажмите кнопку «Заменить» или «Заменить все», чтобы изменить форматирование.
После того, как вы нажмете кнопку «Заменить все», появится окно с сообщением о том, сколько замен было произведено (в нашем случае - 222).
Как видите, все вхождения слова «Lytle» заменены с указанным форматированием.
Найти текст с определенным форматированием и заменить
Если вы хотите найти текст с определенным стилем форматирования и заменить его другим текстом без изменения форматирования или с другим форматированием, вы можете сделать это, применив это форматирование к слову «Найти». Вот как это сделать:
Например, мы хотим найти и заменить текст «Кожаный человек», имеющий определенное форматирование (шрифт: Old English Text MT, Style: Italic, Color: Blue, Accent 5), на текст «Lincoln» (без изменения форматирования ).
Сначала введите текст, который вы хотите найти (в нашем случае - Leatherman), в поле «Найти». Затем нажмите кнопку «Формат» и выберите требуемые параметры (Шрифт).
В диалоговом окне «Найти шрифт» выберите необходимое форматирование, с помощью которого мы будем искать текст. В нашем примере текст «Кожаный человек» имеет форматирование «Шрифт: Старый английский текст MT, стиль: курсив и цвет: синий, акцент 5». После выбора параметров нажмите «ОК».
Теперь выбранные параметры форматирования должны появиться под текстовым полем «Найти» в окне «Найти и заменить».
Затем введите текст, который вы хотите заменить на (Lincon), в поле «Заменить на:» и нажмите «Заменить все». Вы также можете добавить форматирование к заменяемому тексту, если хотите.
После того, как вы нажмете «Заменить все», все экземпляры будут заменены, а в подсказке будет указано, сколько замен было произведено.
Как видите, все экземпляры «Leatherman» с форматированием заменены на «Lincoln» без изменения форматирования.
Найти и заменить специальные символы / непечатаемые символы
Функция поиска и замены также может помочь вам найти символы специальных символов и заменить их другими специальными символами, такими как ®, é, ä или любым другим символом, указанным в диалоговом окне «Символ». Вы также можете найти и заменить непечатаемые символы, такие как перенос строки вручную, символы табуляции, знаки абзаца и т. Д. Вы даже можете заменить специальные символы текстом и наоборот.
Например, если вы хотите найти и заменить слово «протеже» на «протеже», введите «протеже» в поле «Найти» и введите «протеже» в поле «Заменить на». Затем нажмите «Заменить» или «Заменить все», чтобы заменить их.
Как видите, найденные тексты заменяются замещающим текстом со специальными символами.
Иногда вы хотите заменить ручные разрывы строк (непечатаемые символы) знаками абзаца, в таких случаях вам нужно вставить соответствующий код символа в поля «найти что» и «заменить на».
Например, мы хотим заменить все ручные разрывы строк в документах знаками абзаца. Код символа для ручного переноса строки и знака абзаца - «^ l» и «^ p» соответственно. Вы можете ввести код или, если вы его не знаете, использовать кнопку «Special», чтобы вставить код.
Чтобы вставить неразрывные символы, сначала выберите текстовое поле, в которое вы хотите вставить. Затем нажмите кнопку «Особые» в нижней части диалогового окна «Найти и заменить» и выберите элемент из списка.И инструмент автоматически вставит соответствующий код символа в текстовое поле.
В этом примере мы выбираем «Ручной разрыв строки» для поля «Найти».
И «Знак абзаца» для «Заменить на».
Затем нажмите «Найти далее», чтобы увидеть, где находятся разрывы строк. Теперь нажмите «Заменить все», чтобы заменить все ручные разрывы строк в документах.
Как вы можете видеть ниже, перенос строки вручную заменяется знаками абзаца.
Аналогичным образом вы также можете заменить неразрывные символы / специальные символы текстом и наоборот.
Это все, что вам нужно знать о поиске и замене текста в Microsoft Word.