Создайте раскрывающийся список элементов в Excel, чтобы сделать ввод данных проще, быстрее и без ошибок. С помощью функции проверки данных Excel вы можете легко создавать раскрывающиеся списки для ввода данных на листе или в книге.
Раскрывающийся список или раскрывающееся меню Excel - это графический элемент управления, который позволяет пользователям выбирать вариант из списка предопределенных параметров. Это упростит и ускорит ввод данных и уменьшит неточность и опечатки.
Например, пользователи могут легко выбрать статус работы как ЗАВЕРШЕНО из раскрывающегося меню. Но если вы предоставите им возможность ввести его вручную, они могут ввести целое слово FINISHED, PENDING, ONGOING или FAILED. Чтобы ввести статус для каждой работы, потребуется много времени, но если бы это был раскрывающийся список, это ускорило бы процесс ввода данных.
В этом посте мы покажем вам быстрый и простой способ создания раскрывающегося списка с использованием данных из ячеек, путем ввода данных вручную или с помощью формул в Excel.
Создание раскрывающегося списка с использованием данных из ячеек
Например, вы можете создать раскрывающееся меню, чтобы отслеживать статус каждой поездки, которую вы планируете совершить (как показано на изображении ниже).
Сначала введите элементы, которые должны отображаться в раскрывающемся списке в виде массива ячеек. Вы можете сделать это на листе, который будет содержать раскрывающиеся списки, или на другом листе.
В этом примере мы ввели список элементов для раскрывающегося списка на Листе 2.
Вернитесь к листу 1 и затем выберите ячейку B2 (это ячейка, в которой вы настроите раскрывающийся список).
Затем перейдите на вкладку «Данные», щелкните значок «Проверка данных» и выберите «Проверка данных» в раскрывающемся меню.
В диалоговом окне «Проверка данных» выберите «Список» в раскрывающемся меню «Разрешить:» и нажмите «ОК».
Щелкните поле «Источник», и вы можете выбрать список элементов, которые хотите добавить, в качестве параметров, которые появятся в списке.
Теперь выберите список элементов (A1: A5) на листе 2.
И место, где значения для раскрывающегося меню будут автоматически добавлены в поле «Источник». Теперь нажмите «ОК». Если вы снимите флажок «Игнорировать черный», Excel заставит пользователей выбрать значение из списка.
Теперь вы создали раскрывающийся список в ячейке B2 столбца «Статус».
Чтобы скопировать раскрывающийся список во все 5 строк, просто щелкните маленький зеленый квадратик в нижнем левом углу раскрывающегося списка и перетащите его вниз над ячейкой B6.
Теперь раскрывающийся список скопирован из ячейки B2 в B6.
Создание раскрывающегося списка путем ввода данных вручную
Кроме того, вы можете добавлять элементы прямо в раскрывающийся список, вводя их вручную в поле «Источник» диалогового окна «Проверка данных».
В этом примере вы добавляете раскрывающийся список для того, в какое время года вы посещаете города. Итак, выберите ячейку C2, чтобы создать раскрывающийся список.
Откройте диалоговое окно «Проверка данных» на вкладке «Данные».
Выберите «Список» из критериев проверки и введите свой список в поле «Источник». Все элементы следует вводить без пробелов, разделяя их запятыми.
Здесь введите «Весна, Лето, Осень, Зима» в поле источника и нажмите «ОК».
Теперь все элементы (параметры), введенные в поле «Источник», будут отображаться в разных строках раскрывающегося списка. Затем вы можете перетащить и скопировать список в остальные строки, как вы это делали в предыдущем методе.
Создание раскрывающегося списка с использованием формул
Другой способ создать раскрывающийся список - использовать формулу СМЕЩЕНИЕ в поле источника.
В этом примере мы создаем раскрывающийся список в столбце Год. Выберите ячейку D1 и перейдите в Data -> Data Tools -> Data Validation.
В окнах проверки данных введите это поле источника формулы вместо ссылки на ячейку или введенных вручную элементов:
= СМЕЩЕНИЕ (ссылка; строки; столбцы; [высота]; [ширина])Теперь введите список элементов для раскрывающегося списка (Год) на Листе 2.
В формуле укажите ссылку на ячейку как B1 (начальная точка списка), укажите строки и столбцы как 0, чтобы избежать смещения ссылки, и укажите высоту как 5 для элементов в списке.
= СМЕЩЕНИЕ (Лист2! $ B $ 1,0,0,5)Теперь, если вы введете эту формулу в поле источника, она вернет массив со списком лет (B1: B5).
Это создаст раскрывающийся список, в котором будут показаны все годы в диапазоне ячеек B1: B5 листа 2.
Удаление раскрывающегося списка
Вы также можете удалить раскрывающийся список в Excel. Чтобы удалить раскрывающийся список, выберите ячейку с раскрывающимся списком. Затем перейдите в Data -> Data Tools -> Data Validation.
Нажмите кнопку «Очистить все» в нижнем левом углу диалогового окна «Проверка данных» и нажмите «ОК». Это приведет к удалению раскрывающегося списка в выбранной ячейке.
Если вы хотите удалить все раскрывающиеся списки на листе, установите флажок «Применить эти изменения ко всем другим ячейкам с такими же настройками», прежде чем нажимать кнопку «Очистить все». Затем нажмите «ОК», чтобы применить.
Теперь вы можете создавать и удалять раскрывающиеся списки, следуя этому пошаговому руководству.