На ваших собраниях должны быть комнаты ожидания, чтобы они были в безопасности и не мешали.
Залы ожидания - это очень желанная функция в экосистеме виртуальной конференц-связи. Они защищают ваши собрания от любых нарушений безопасности, таких как нежелательные люди, прерывающие встречу и прерывающие ее. Масштабы того, насколько катастрофическим это может быть, стало совершенно ясно в начале этого года в форме зомомбирования.
С тех пор все организаторы встреч, независимо от того, проводят ли они профессиональные встречи или занятия, осознали важность комнаты ожидания.
Что такое зал ожидания?
Зал ожидания в экосистеме виртуальных встреч - это своего рода буфер. Все участники собрания проходят через него перед тем, как попасть в комнату собрания. Организатор встречи имеет полный контроль над тем, кого допустить на встречу. Таким образом, незваные гости не смогут просто попасть на встречу. Как видите, они очень функциональны и необходимы для защиты ваших встреч.
Как использовать зал ожидания в Webex
Пользователи Webex всегда просили предоставить на собраниях комнату ожидания или вестибюль, где участники могут ждать, прежде чем присоединиться к собранию. Раньше у вас могла быть комната ожидания в личных переговорных комнатах, но не на запланированных встречах. Но Webex Meeting версии 40.9 изменил это.
Как использовать зал ожидания в персональной переговорной
У каждого пользователя Webex есть личная комната для совещаний в Webex, у которой есть настраиваемая ссылка, срок действия которой не истекает. Он уникален только для вас и всегда доступен; Вам не нужно предварительно бронировать его, чтобы использовать. Все импровизированные встречи, которые вы проводите в Webex, проходят в этой персональной комнате для совещаний.
Теперь по умолчанию для собраний в персональной комнате тоже нет комнаты ожидания. Но вы можете настроить его так, чтобы он был. Webex имеет возможность заблокировать собрания. Когда собрание заблокировано, все участники, пытающиеся присоединиться к нему, вместо этого входят в холл. Затем хозяин может впустить их, если они захотят.
Чтобы заблокировать совещание в персональной комнате, перейдите на панель инструментов совещания и щелкните значок «Дополнительные параметры» (трехточечное меню).
Затем включите переключатель в меню «Заблокировать встречу».
Любые участники, которые присоединятся после того, как вы заблокируете встречу, должны будут ждать в холле. На экране появится уведомление о том, что в холле ждут участники. Щелкните его, чтобы просмотреть список.
Вы можете принять их всех одним щелчком мыши, выбрав их все, или допустить только тех участников, которых хотите впустить. Выберите участников и нажмите кнопку «Допустить».
Теперь вам нужно будет делать это для каждого собрания в персональной комнате, которое вы хотите заблокировать. Но учитывая, что вы будете первым на встрече, поскольку она импровизирована, это не такая уж большая проблема. Это решение идеально подходит для людей, которым не нужен зал ожидания на каждой встрече.
Но для людей, которым нужна функциональность зала ожидания по умолчанию на всех собраниях, есть другой способ. Настройка этого небольшого параметра автоматически блокирует каждое собрание в персональной комнате, как только оно начинается.
Перейдите на веб-сайт webex.com и войдите в свое пространство для совещаний Webex. В меню навигации слева нажмите «Настройки».
Затем перейдите в «Моя персональная комната».
Откроются настройки вашей личной комнаты. Прокрутите вниз до параметра «Автоматическая блокировка». Затем установите флажок рядом с ним, чтобы выбрать его.
Когда вы выберете его, раскрывающееся меню времени станет интерактивным. Щелкните по нему и выберите «0» из вариантов.
Затем нажмите кнопку «Сохранить».
Теперь все ваши личные переговорные комнаты по умолчанию будут иметь комнату ожидания.
Примечание: Чтобы иметь возможность допускать людей из холла на закрытое совещание, вы должны использовать настольное приложение Webex Meetings, настольное приложение Webex Teams или зарегистрированное в облаке помещение или настольное устройство Cisco Webex. В противном случае вы не сможете принимать людей, не разблокировав встречу.
Как использовать зал ожидания для запланированной встречи
Для запланированных встреч особенно важна комната ожидания. Если другие участники прибывают раньше хозяина, они должны быть в зале ожидания, откуда хозяин может их впустить.
Но раньше у вас не было возможности использовать эту функцию зала ожидания на запланированном совещании на Webex. Все участники, прибывшие раньше организатора, вообще не могли присоединиться к собранию, если собрание было заблокировано. Им пришлось обновиться и попытаться снова присоединиться к встрече после прибытия организатора. Как вы понимаете, это совсем не интуитивно. Как участнику узнать о прибытии ведущего на встречу?
Но начиная с Webex 40.9 и далее вы можете иметь комнату ожидания для гостей на запланированных встречах. Гости - это пользователи, которые либо не вошли в свои учетные записи Webex, либо внешние пользователи, у которых нет учетной записи Webex на вашем сайте. Таким образом, гости, прибывшие раньше хозяина, должны будут ждать в зале заседаний. Но любые члены организации, которые прибудут раньше организатора, смогут присоединиться напрямую.
Перейдите на webex.com и войдите в свое пространство для встреч. Затем перейдите к «Встречи» в меню навигации слева.
Нажмите кнопку «Расписание», чтобы запланировать новую встречу.
Или вы также можете отредактировать ранее запланированную встречу с новыми настройками. Откройте собрание и нажмите кнопку «Изменить».
Затем, после того, как вы запланировали встречу, прокрутите вниз и нажмите «Показать дополнительные параметры».
Под ним появятся несколько вариантов. Щелкните «Параметры расписания».
В параметрах планирования выберите «Разблокированные собрания». По умолчанию для этого параметра установлено значение «Гости могут присоединиться к встрече». Установите переключатель «Гости ждут в холле, пока хозяин их не впустит», чтобы выбрать его.
Теперь, как и в случае с настройками вашей персональной комнаты для совещаний, вы увидите параметр «Автоматическая блокировка». Это может заставить вас задуматься, почему вы просто не можете заблокировать собрание, чтобы включить комнату ожидания, как в случае с персональными комнатами для встреч.
Простая блокировка встречи без включения предыдущей настройки не приведет к созданию комнаты ожидания для гостей, которые прибывают раньше организатора. Вместо этого они напрямую участвовали в собрании. Поэтому включение предыдущей опции важно. Но также важно помнить, что это только создает комнату ожидания, пока вы не присоединитесь к встрече. Чтобы создать комнату ожидания после, вам нужно заблокировать встречу.
Теперь вы можете включить «Автоматическую блокировку» при планировании собрания или заблокировать собрание с панели инструментов собрания после того, как присоединились к собранию; все зависит от вас. После того, как собрание заблокировано, все участники, гости и члены организации должны будут пройти через зал ожидания.
Наконец, нажмите кнопку «Сохранить» или «Расписание».
Для запланированных встреч нет универсального варианта, который создавал бы комнату ожидания для каждой встречи. Вам придется выполнять эти действия для каждой запланированной встречи.
Залы ожидания на виртуальной встрече чрезвычайно важны, чтобы избежать неприятностей. И хотя на совещаниях Webex может быть зал ожидания, механика не так проста и понятна. Но как только вы узнаете, как это сделать, вы сможете обеспечить максимальную безопасность своих встреч.