Вас не устраивает огромное количество функций, доступных в Google Chat Spaces? Вам нужно быстрое и простое руководство? Что ж, вас только что обслужили!
С тех пор, как произошла пандемия, эффективная коммуникация стала серьезной проблемой почти для каждой организации. Хотя нам неприятно это признавать, мы все виноваты в плохом общении в некоторой степени. Либо слишком много общения мешает выполнению любой работы, либо слишком мало общения приводит к выполнению неправильной работы.
Что ж, Spaces - это ответ Google на эту коммуникационную проблему. Пространства всегда использовались, когда командам требовалось центральное пространство, где люди могли бы обмениваться файлами, назначать задачи и оставаться на связи для долгосрочных проектов.
Поскольку Gmail обслуживает 1,8 миллиарда человек, ни одна другая платформа для совместной работы не может сравниться с конкурентами. Это удобно, когда вы хотите сотрудничать с внешним ресурсом для совместной работы над проектом, и никому не нужно загружать другое приложение, особенно для отслеживания этого отдельного проекта.
Эта гигантская популяция платформ также может быть причиной того, почему Google решил сохранить лимит участников в «Пространстве» на уровне 8000 человек.
Либо вы только что присоединяетесь к этой постоянно растущей платформе, либо хотите быстро освежить в памяти ее функции, это руководство предназначено для всех.
Создайте пространство в Google Chat Spaces
Сначала перейдите на chat.google.com и войдите в свою учетную запись. Чтобы создать пространство, нажмите значок «+» на вкладке «Пространства». Затем нажмите на опцию «Создать пространство».
Теперь дайте подходящее имя для пространства. Вы также можете выбрать значок / смайлик, если хотите. Затем введите имя или адреса электронной почты людей, которых вы хотите добавить в это конкретное пространство.
Когда вы закончите добавлять людей, нажмите кнопку «Создать», чтобы создать пространство.
Присоединение к теме в Google Chat Spaces
Скорее всего, вы присоединитесь к нему не только при создании пространства. Таким образом, важно знать, где искать приглашение.
Чтобы присоединиться к теме, перейдите к значку «+» на вкладке «Пробелы» на боковой панели. Затем выберите в списке опцию «Обзор пространств».
Теперь вы увидите все группы, в которые вас попросили присоединиться. Нажмите на значок «+» на конкретной вкладке «Пробел», чтобы присоединиться. Вы также можете выполнить поиск по конкретному приглашению, введя название темы в поле «Название темы».
Предварительный просмотр темы перед присоединением
Могут быть приглашения в Space, которые вы не узнаете или просто хотите посмотреть на участников и сообщения, прежде чем принять решение.
Чтобы просмотреть пространство перед присоединением, перейдите к опции «Обзор пространства», нажав значок «+» на боковой панели.
Теперь, когда вы наводите указатель мыши на название пространства, вы сможете увидеть опцию «Предварительный просмотр». Нажмите на опцию «Предварительный просмотр», чтобы быстро взглянуть на пространство.
Вы сможете «Присоединиться» или «Заблокировать» пространство с помощью параметров, доступных в правом нижнем углу окна предварительного просмотра.
Чтобы увидеть полный список участников, присутствующих в Space. Щелкните значок в виде перевернутой буквы, расположенный рядом с названием группы. Затем выберите вариант «Просмотреть участников» из раскрывающегося списка.
Вы сможете увидеть список присутствующих участников, а также участников, которым предлагается присоединиться.
Проверка приглашений на спам
Как и в случае с почтой, некоторые из законных приглашений в Space могут попасть в список спама. Обязательно проверьте его, если вы не можете найти ожидаемое приглашение.
Как и в предыдущих шагах, выберите опцию «Обзор пространств» из списка на боковой панели.
Теперь нажмите на меню шашлыка (три точки по вертикали). Затем нажмите на опцию «Спам-приглашения», чтобы увидеть все приглашения, которые оказались спамом.
Упоминание кого-либо в чате Google
Почти всегда в вашем пространстве чата Google собирается множество людей, и вы не можете просто отправить сообщение, не упомянув заинтересованного человека. Таким образом, чтобы управлять пандемониумом, вы можете направить свое сообщение конкретному человеку.
Чтобы упомянуть конкретного человека, введите «@», а затем его имя. Вы также сможете выбрать нужного человека из всплывающего списка, нажав Входить или щелкнув опцию.
Совместное использование файлов в Google Chat Spaces
Совместное использование файлов в Space - очень полезная и важная функция, которая может пригодиться во многих ситуациях.
Загрузить локальный файл
Сначала перейдите в «пространство», в которое вы хотите загрузить файл. Затем щелкните значок «стрелка вверх» в нижней части экрана.
Теперь просмотрите файл со своего диска, которым хотите поделиться. Дважды щелкните файл, чтобы выбрать его.
После выбора вы можете добавить текстовую информацию, чтобы обеспечить контекст для файла, или нажмите кнопку отправки, чтобы поделиться файлом со всеми.
Добавить файл с Диска
Сначала перейдите в «пространство», в которое вы хотите загрузить файл. После этого нажмите значок «Диск» в правом нижнем углу экрана.
Теперь просмотрите файл со своего диска, которым хотите поделиться. Дважды щелкните файл, чтобы выбрать его.
После выбора вы можете добавить текстовую информацию, чтобы обеспечить контекст для файла, или нажмите кнопку отправки, чтобы поделиться файлом со всеми. Google Chat Spaces автоматически обновит настройки файла, чтобы все могли его просмотреть.
Создать новый документ
Вы можете создать новый документ прямо из окна чата Пространства. Он будет сохранен на вашем Диске и немедленно передан текущим участникам этого конкретного пространства.
Создать свежий документ для Space. Щелкните значок «Создать новый документ» в правом нижнем углу окна чата.
Вы сможете выбрать тип документа, который хотите создать. Варианты включают Google Таблицы, Документы и Презентации. Щелкните по желаемому варианту.
Затем введите имя документа и нажмите кнопку «Поделиться», чтобы поделиться документом.
После этого документ откроется в режиме параллельного просмотра с чатом, чтобы обеспечить максимальное удобство совместной работы.
Поиск файла в чате
Часто требуется быстро найти файл и просмотреть сообщения, которыми с ним поделились. Что ж, Google не позволит вам просматривать сотни сообщений.
В окне чата определенного пространства перейдите на вкладку «Файлы», расположенную в верхней части экрана.
Вы сможете увидеть список всех файлов, к которым предоставлен общий доступ в пространстве. Теперь нажмите на опцию «Просмотреть в чате», которая есть в правой части конкретного файла.
Добавление и назначение задач в пространствах чата Google
Добавление и назначение задач - отличная функция Google Chat Spaces. Давайте рассмотрим это подробнее.
Чтобы создать задачу, перейдите на вкладку «Задачи» в верхней части экрана.
Теперь нажмите на опцию «Добавить космическую задачу», чтобы добавить задачу. Или вы можете нажать Входить также создать задачу.
Примечание: Раздел Задачи поддерживает сочетания клавиш для большинства действий. Чтобы открыть список поддерживаемых ярлыков, нажмите Ctrl + /.
Затем дайте задаче соответствующий заголовок и добавьте некоторые сведения о ней, если таковые имеются. Вы можете нажать Входить для вставки новой строки в разделе деталей.
Теперь нажмите Вкладка или нажмите на опцию «Добавить дату / время», чтобы установить крайний срок для вашей задачи.
После этого выберите дату и время дня, когда задача будет завершена, а затем нажмите «ОК» для подтверждения.
Примечание: Чтобы отменить какое-либо действие, нажмите Ctrl + Z
Теперь нажмите Вкладка или нажмите «Назначить», чтобы назначить исполнителя для задачи.
Теперь введите имя или адрес электронной почты человека, которому вы хотите поручить задачу.
После этого нажмите Вкладка тогда Входить. Или нажмите кнопку «Добавить», чтобы добавить задачу.
Удалить задачу
Чтобы удалить задачу, нажмите значок «Корзина» справа от элемента задачи из списка.
Теперь нажмите «Удалить», чтобы подтвердить удаление выбранной задачи.
Сортировка задач
Задачи также можно отсортировать, чтобы обеспечить лучшую видимость и относительно большую отслеживаемость.
Чтобы отсортировать задачи, перейдите на вкладку «Задачи» и нажмите меню шашлыка (три вертикальные точки). Затем выберите «Дата», «Исполнитель» или «Порядок размещения», чтобы просматривать задачи в определенном порядке.
Добавление календарного события в Google Chat Spaces
События календаря могут служить многим целям. Пусть это будет общее собрание команды, или приближающийся дедлайн, или день основания организации. Функция календарного события никогда вас не подведет.
Чтобы добавить событие в календарь. Щелкните значок «Календарь» в нижней части окна чата Spaces.
Теперь нажмите на значок в каратах, чтобы открыть все, что можно настроить для календарного события.
Чтобы установить дату и время для календарного события, щелкните дату или время соответственно, чтобы установить каждый компонент индивидуально.
Если событие, которое вы добавляете, является повторяющимся, нажмите на опцию «Не повторяется», чтобы установить повторение события из раскрывающегося списка.
Чтобы добавить больше пространств или людей для мероприятия, нажмите на опцию «Добавить гостей» и введите имя пространства или адрес электронной почты человека, которого вы хотите добавить.
Чтобы установить уровень разрешений для ваших гостей, нажмите на опцию «Разрешения для гостей», чтобы увидеть предоставленные разрешения. Установите или снимите флажки с соответствующих элементов в списке, чтобы предоставить или запретить доступ гостям.
Теперь, если это собрание на открытом воздухе в определенном месте. Вы также можете выбрать местоположение с помощью опции «добавить местоположение».
Если вы хотите добавить ссылку для Google Meet, так как большая часть мира либо заблокирована, либо выходить на улицу небезопасно. Нажмите на опцию «Добавить видеоконференцию Google Meet», и ссылка на встречу будет включена в приглашение, разосланное всем гостям.
После этого, если вы хотите добавить некоторую информацию о встрече, например, попросите всех принести свои ноутбуки на встречу на открытом воздухе или просто краткое изложение тем встречи. Вы можете сделать это, нажав и введя подробные сведения в поле «Добавить описание».
Затем, если вы не хотите, чтобы другие люди видели эту встречу в вашем календаре, или хотите скрыть участников из-за конфиденциального характера встречи. Вы можете сделать это, щелкнув параметр «Видимость» и изменив его на «Частный», чтобы скрыть собрание и участников.
Наконец, вы также можете установить время для отправки напоминания о встрече всем гостям. Выберите желаемый вариант из раскрывающегося списка.
Теперь нажмите «Сохранить и поделиться» в правом нижнем углу панели.
Затем, чтобы разослать участникам письмо с приглашением, нажмите кнопку «Отправить». Если вы не хотите рассылать приглашения, нажмите на опцию «Не отправлять» или, если вы хотите что-то изменить, нажмите на опцию «Вернуться к редактированию».
Создавать / присоединяться к собраниям Google Meet из Google Chat Spaces
Meet from Google очень надежен и, особенно в такие времена, является одной из лучших альтернатив личной беседе без коллег. После обновления Google Chat Meet был прекрасно интегрирован с Spaces, чтобы повысить продуктивность и сократить количество переключений между приложениями.
Есть два способа включить Google Meet в свое пространство. Давай проверим их обоих.
Встречайтесь из чата в один клик
Бывают ситуации, когда вы не можете дождаться вечера или следующего дня, чтобы обсудить недавнее развитие проекта. Будь то обратная связь от клиента по конкретному модулю или вы только что обнаружили серьезную ошибку. Вызов Meet настолько прост, насколько это возможно.
Чтобы устроить импровизированную встречу, перейдите в окно чата в определенном пространстве. Затем добавьте текстовый контекст, чтобы люди могли мысленно подготовиться к этой ночи.
Теперь щелкните значок видеокамеры в правом нижнем углу окна. После этого нажмите «Отправить», чтобы отправить ссылку на присоединение к Meet.
Добавить встречу к существующему событию
Мы знаем, что вы собираетесь сказать, мы только что показали вам способ включить Google Meet при создании нового события в календаре. Но что, если вы уже создали мероприятие и теперь хотите вставить ссылку Meet? Что ж, читайте дальше.
Чтобы добавить ссылку Google Meet к существующему мероприятию. Нажмите на значок «Календарь» в правом углу экрана под значком вашей учетной записи.
Теперь нажмите на существующее мероприятие, на которое хотите добавить ссылку Google Meet.
Затем щелкните значок «Редактировать событие», чтобы открыть конфигурации событий.
После этого нажмите на опцию «Добавить конференцию Google Meet», чтобы добавить ссылку Meet.
Теперь нажмите «Сохранить», чтобы подтвердить изменения.
После этого вы можете отправить приглашение всем гостям с обновленной информацией. Для этого нажмите на опцию «Отправить». Вы также можете добавить контекст для добавления ссылки Meet, чтобы участники снова знали, почему они получили приглашение.
Советы по Google Chat Spaces
Вот несколько быстрых советов для Google Chat Spaces. Эти советы помогут вам использовать пространства более эффективно, чем когда-либо, поскольку вы будете знакомы с каждым их уголком.
Изменить название пространства и эмодзи
Сначала нажмите на название Spaces в верхней части экрана. Затем нажмите на опцию «Изменить имя и смайлик».
Управление уведомлениями о пространстве
Часто пространство бывает особенно болтливым или в него поступают сотни сообщений, снижающих вашу продуктивность.
Уведомлять меньше
Чтобы получать уведомления только тогда, когда вас упоминают. Щелкните меню кебаба (три точки по вертикали), расположенное рядом с названием Space на боковой панели. Затем выберите в списке опцию «Уведомления».
Теперь нажмите на опцию «Уведомлять меньше», чтобы получать уведомления только тогда, когда вы упоминаетесь. Затем нажмите «Сохранить», чтобы подтвердить изменения.
Выключить уведомления
Вы также можете полностью отключить уведомления для определенного пространства. Тем не менее, Google отправит вам письмо о любых непрочитанных упоминаниях.
Сначала щелкните меню кебаба (три точки по вертикали), расположенное рядом с названием Space на боковой панели. После этого выберите в списке опцию «Уведомления».
Затем выберите опцию «Уведомления отключены» и нажмите «Сохранить», чтобы подтвердить изменения.
Просмотр текущих онлайн-участников
Если когда-нибудь возникнет необходимость увидеть, кто из участников Space в настоящее время находится в сети. У Google есть дополнительное положение для этого.
В окне космического чата нажмите на название пространства. Затем нажмите на опцию просмотра участников из списка.
Теперь, чтобы определить участников, которые в настоящее время находятся в сети, обратите внимание на зеленую точку рядом с их именем в списке.
Открытие общего файла в режиме параллельного просмотра в чате
Бывают случаи, когда вы хотите увидеть общий файл в пространстве чата Google и открыть окно чата, чтобы быстро принять решение в том же духе.
Чтобы открыть файл в режиме параллельного просмотра, найдите файл в чате и щелкните значок «Открыть в чате», чтобы открыть документ, а также закрепите окно чата сбоку.
Свернуть окно Google Chat Space
Окно чата Google Space по умолчанию открывается в развернутом виде. Это может создать неудобства, если вы пытаетесь вести более одного разговора. Однако вы можете минимизировать и изменить размер в соответствии с вашими потребностями.
Чтобы свернуть окно чата в определенном пространстве, щелкните значок стрелки внутрь.
Космический чат будет свернут и расположен в нижней части экрана.
Изменить размер окна чата
Изменение размера окна может пригодиться, когда сообщения, поступающие в пространство, немного длинны и, таким образом, становятся немного громоздкими для чтения в меньшем окне.
Изменить размер по вертикали
На свернутой вкладке определенного пространства наведите указатель мыши на верхний край окна. Как только вы увидите значок стрелки вверх, нажмите и удерживайте кнопку мыши и перетащите вверх, чтобы изменить размер окна.
Изменить размер по горизонтали
На свернутой вкладке определенного пространства наведите указатель мыши на любой боковой край окна. Как только вы увидите значок стрелки, направленной в сторону, нажмите и удерживайте кнопку мыши и потяните в сторону, чтобы изменить размер окна.
Изменить размер по диагонали
На свернутой вкладке определенного пространства наведите указатель мыши на угловой край окна. Как только вы увидите значок диагональной стрелки, нажмите и удерживайте кнопку мыши и перетащите по диагонали, чтобы изменить размер окна.
Закрепить тему
Вы всегда можете закрепить пространство вверху в разделе Space, чтобы оно всегда отображалось, независимо от непрочитанных сообщений из вашего пула пространств.
Чтобы закрепить пробел, щелкните меню кебаба (три точки по вертикали), расположенное рядом с названием пространства, и выберите опцию «Закрепить» в списке.
Что ж, это все, что нужно знать о Google Chat Spaces. А теперь станьте эффективным коммуникатором и столь же эффективным сотрудником.