Памятка, необходимая для начала работы с Google Workspace
На данный момент Google так или иначе является частью жизни почти каждого. И хотя Google пользуется наибольшей популярностью в повседневной жизни, его присутствие в бизнес-экосистеме столь же бесспорно.
Но недавние события изменили способ работы бизнеса. Эта трансформация коснулась и набора сервисов Google для повышения производительности. Google Workspace - это конечный результат этой метаморфозы, которая началась в прошлом году, когда во всем мире произошли беспрецедентные изменения в нашей работе. Давайте посмотрим, что это за услуга и что она может предложить.
Что такое Google Workspace?
Если вы не знакомы с Google Workspace, возможно, вы знакомы с G Suite - бывшим названием Google Workspace. Более глубокое погружение в прошлое также напомнит вам о Google Apps для домена, отправной точке этого пути. Но вся эта смена имен также внесла путаницу.
Проще говоря, Google Workspace - это более развитая форма G Suite, которая сама была эволюцией Google Apps for Domain. Думайте об этом как о процессе эволюции покемонов!
В том же духе Google Workspace предлагает более богатый опыт с большим количеством функций, чем его предыдущие итерации. Теперь приложения имеют более глубокую интеграцию друг с другом, а не являются автономными.
Раньше ко всем сервисам Google приходилось получать доступ отдельно, потому что они так устроены. С Google Workspace вы получаете все необходимое в одном месте - Gmail, чат, календарь, диск, Meet, документы, таблицы, задачи и т. Д. - вы понимаете. Эта более глубокая интеграция позволяет компаниям более эффективно сотрудничать, вместо того чтобы постоянно переключаться между приложениями.
Google Workspace бесплатна?
Хотя отдельные сервисы, предлагаемые Google, такие как Gmail, Meet, Chat, Drive и т. Д., Доступны бесплатно для пользователей с личной учетной записью Google, Google Workspace в целом является платной услугой. Это включает в себя полное бизнес-решение, которым является Google Workspace.
Google Workspace для всех можно использовать бесплатно, но мы скоро до него доберемся. Google Workspace, по сути, доступен только платным подписчикам, учебным заведениям и некоммерческим организациям бесплатно.
Есть функции, к которым пользователи получают доступ только как часть Google Workspace, например более глубокая интеграция Meet, которая позволяет отображать собрание в режиме «Картинка в картинке» в чате, документах, слайдах и таблицах. Эта функция позволяет сотрудничать и более эффективно представлять.
Что такое Google Workspace для всех?
Google недавно объявил, что сделал Google Workspace доступным для всех. И это также означает, что у людей есть бесплатная учетная запись Google. Но что это на самом деле означает? Бесплатная версия Google Workspace на самом деле не требует сейчас особых изменений.
По сути, это предполагает полный ребрендинг и более глубокую интеграцию приложений Google, как и Google Workspace для бизнеса. Google медленно внедряет эти изменения с октября прошлого года, и есть вероятность, что вы уже используете их. Единственное отличие в том, что теперь он официально доступен всем, а не в раннем доступе.
Чтобы включить этот опыт Google Workspace для вашей учетной записи Google, вам необходимо активировать Google Chat. После активации Google Chat он заменит Google Hangouts, а чат и комнаты будут интегрированы в Gmail.
Комнаты позволяют создать пространство для совместной работы, где вы можете общаться, обмениваться идеями и отслеживать важную информацию.
Позже в этом году Google превратит комнаты в пространства с более оптимизированным пользовательским интерфейсом. Spaces будут доступны для всех, как для платных, так и для бесплатных аккаунтов Google Workspace. Spaces также будет предлагать такие функции, как встроенная цепочка тем, индикаторы присутствия, настраиваемый статус, выразительные реакции, а также новый интерфейс.
После прибытия Spaces интерфейс Gmail также изменится. Левое меню навигации станет больше похоже на нижние панели инструментов приложений Android и iOS. Боковая панель будет более компактной и разборной.
Используя Google Workspace, пользователи смогут хранить важную информацию в одном месте, планировать следующую семейную поездку, хранить свои фотографии и видео в одном месте, отслеживать семейный бюджет с помощью Google Таблиц.
Но это все, что Google Workspace предлагает на данный момент для создания бесплатных аккаунтов Google Workspace. Ну, а также новая цветовая схема, которая является частью ребрендинга. Но, похоже, Google также планирует внести больше изменений и улучшений в Workspace в течение года в форме Smart Canvas.
Smart Canvas: рабочее пространство будущего направления находится в заголовке
Google серьезно настроен превратить Workspace в место, где процветает сотрудничество. Позже в этом году Google внесет множество изменений в Google Workspace в форме Smart Canvas, которые улучшат совместную работу в приложениях Google.
Smart Canvas улучшит работу таких приложений, как Google Docs, Sheets и Slides. Уже доступно, когда вы используете @ -mentions в Google Документах, появляется интеллектуальный чип, который показывает дополнительную информацию, такую как рекомендуемые люди, файлы и встречи, которые вы можете вставить в документ.
Другие соавторы в документе могут затем быстро просматривать собрания и людей или предварительно просматривать документы, не меняя вкладки. Смарт-чипы также появятся в Таблицах в ближайшие месяцы.
В ближайшие месяцы эти умные чипы станут частью интерактивных строительных блоков. Новые интерактивные строительные блоки будут содержать интеллектуальные микросхемы, шаблоны и контрольные списки.
Вы также сможете назначать действия контрольного списка другим людям из Документов Google. Эти элементы действий также будут автоматически отображаться в Задачах Google, что упростит управление списками дел.
Еще одно изменение, внесенное в Smart Canvas, - это шаблоны таблиц в Документах. Несколько типов шаблонов будут включать таблицы «голосования по темам» для сбора отзывов команды и таблицы «отслеживания проектов» для фиксации этапов и статусов.
Таблицы также получат серьезные обновления. Наряду со смарт-чипами Google также представляет новые представления в Таблицах. Представление «Временная шкала», одно из представлений, которое является частью этого обновления, изменит порядок листов таким образом, чтобы упростить отслеживание задач.
Чтобы упростить совместную работу, в Документы, Таблицы и Презентации добавлена кнопка "Google Meet". Эта кнопка уже доступна. Вы можете использовать эту кнопку, чтобы представить документ, над которым вы уже работаете, непосредственно в Google Meet, не заходя в Google Meet, чтобы начать встречу. Любые встречи в вашем календаре будут отображаться автоматически.
Можно с уверенностью сказать, что в течение года Google Workspace будет улучшаться благодаря совместной работе в его центре. И он будет доступен всем пользователям Google Workspace, как платно, так и бесплатно.
Типы планов (версии) для Google Workspace
Google Workspace - это сервис для владельцев бизнеса, который имеет разные версии (ежемесячные планы) для разных типов бизнеса. Но когда Google Workspace впервые дебютировал, это имело смысл только для крупных и малых предприятий, у которых есть хотя бы несколько сотрудников, как и G Suite, поскольку это были планы, которые он предлагал.
Но теперь Google Workspace также идеально подходит для владельцев малого бизнеса, который по сути представляет собой команду из одного человека. Стремясь сделать Google Workspace местом для всех, Google также запустил «Google Workspace Individuals».
Google Workspace Individual предназначен для индивидуальных владельцев бизнеса, которые превращают свои увлечения в бизнес-идеи. Но когда вы представляете малый бизнес, ваши потребности в инструменте повышения производительности и совместной работы отличаются от потребностей владельцев крупного бизнеса. Google Workspace Individual помнит об этом и разработан специально для этих нужд.
Google Workspace Individual предлагает расширенные функции, необходимые бизнесу, при этом избавляясь от сложностей, которые не требуются для работы с одним человеком. Он предлагает неограниченное количество встреч, записи разговоров, шумоподавление, опросы и вопросы и ответы в Google Meet, профессиональный календарь, который упрощает встречи, настраиваемый интерфейс Gmail со списками адресов электронной почты, логотипами брендов и многое другое.
Примечание: Google Workspace Individual в настоящее время доступен только в США, Канаде, Мексике, Бразилии, Японии и скоро появится в Австралии.
Вот краткое изложение всех планов и выпусков, которые предлагает Google Workspace.
- Начинающий бизнес - 6 долларов США за пользователя в месяц
- Бизнес Стандарт - 12 долларов США за пользователя в месяц
- Бизнес Плюс - 18 долларов США за пользователя в месяц
- Предприятие - Индивидуальные цены, которые вы можете получить, связавшись с отделом продаж Google. Это самая дорогая версия, но вместе с тем она предлагает наибольшее количество функций.
- Google Workspace Individual - 9,99 долларов в месяц (7,99 долларов в месяц до января 2022 года в рамках акции)
- Google Workspace для образования - Бесплатно для основных функций. Премиум-функции можно приобрести в рамках платных планов, которые включают в себя подписки Education Standard, Teaching and Learning Upgrade и Education Plus.
- Google Workspace для некоммерческих организаций - Google предлагает функции плана Business Starter для некоммерческих организаций бесплатно, а также бизнес-план Standard 3 доллара США за пользователя в месяц и план Business Plus за 5,04 доллара США за пользователя в месяц. Enterprise editin также предлагается со скидкой 70% по сравнению со стандартной ценой.
Почему Google Workspace?
Самый важный вопрос - что может предложить Google Workspace. Почему он вам подходит? Одним из наиболее важных аспектов Google Workspace является то, что учетные записи Workspace создаются администратором организации, в отличие от базовых учетных записей Google, создаваемых отдельными лицами.
По сути, это означает больший контроль. Администратор имеет больший контроль над настройками по умолчанию для учетной записи Workspace, а также над настройками доступа и безопасности приложений. И все это происходит в облаке. ИТ-отделу не нужно настраивать устройства индивидуально или физически для ваших сотрудников или студентов. Вы также можете иметь отдельные политики для людей или групп людей.
Таким образом, это позволяет вам контролировать, какие приложения и настройки вы хотите разрешить для своих сотрудников или студентов, которые вы просто не можете иметь с личными учетными записями.
В Google Workspace также есть множество дополнительных функций, к которым вы не получите доступа с помощью бесплатной базовой учетной записи. Однако имейте в виду, что объем функций, которые предлагает Workspace, зависит от выпуска или типа плана.
Базовые приложения в Google Workspace
Большинство выпусков Google Workspace предлагают эти приложения как часть основного опыта с расширенными функциями.
- Gmail: Персонализированная корпоративная электронная почта для вашего бизнеса с защитой от спама и фишинга, а также почтой без рекламы
- Встретиться: До 250 участников встречи в зависимости от вашей версии. Вы также получаете дополнительные функции, такие как цифровая доска, записи собраний, шумоподавление, опросы и вопросы и ответы, комнаты для обсуждения, отслеживание посещаемости, элементы управления модерацией, поднятие рук, прямая трансляция в домене (в зависимости от версии Workspace).
- Чаты и комнаты (скоро станут Spaces): Помимо основных функций чата и комнат Google, где вы можете беспрепятственно сотрудничать, Google Workspace предоставляет более расширенные функции. К ним относятся расширенные чаты с разделенными комнатами и гостевым доступом. Гостевой доступ позволяет вам общаться с клиентами и партнерами, которые не являются частью вашей организации. Вы можете сотрудничать с ними над файлами и документами из чата. А при таком же уровне доступа и видимости ваша работа не пострадает.
- Календарь: Планируйте встречи, делитесь календарями, просматривайте и бронируйте конференц-залы с помощью Workspace.
- Водить машину: Расширенное облачное хранилище (от 30 ГБ до неограниченного), Диск для настольных ПК, общие диски для вашей команды, совместное использование целевой аудитории и поддержка более 100 типов файлов.
- Документы, Таблицы: Создавайте совместные документы, помощь при написании с умным составлением, автозамену орфографии и грамматические предложения, совместимость с Microsoft Office и настраиваемый брендинг для документов.
- Слайды: Совместная работа над презентациями
- Формы: Создание опроса, которое включает более простой анализ с помощью интеллектуального заполнения, интеллектуальной очистки и ответов, пользовательских форм шаблонов брендов.
- Хранить: Сохраняйте идеи с помощью совместных заметок
- Места: Сотрудничайте при создании сайтов
- Токи: Социальная сеть для вашей организации, где сотрудники могут общаться и взаимодействовать друг с другом
Дополнительные приложения в Google Workspace
В зависимости от вашей версии Google Workspace или дополнительных покупок Google Workspace также предлагает эти приложения подписчикам.
- Домены: Регистрация домена с интегрированной регистрацией и настройкой Google Workspace
- Облачный поиск: Умный поиск в вашей рабочей области Google (собственные и сторонние данные)
- Группы и группы для бизнеса: Списки электронной почты и управление доступом
- Сейф: Хранение данных, архивирование и обнаружение электронных данных
- Джемборд: Цифровая доска для совместной работы, которую можно использовать даже на собраниях
- Голос: Умные голосовые вызовы с виртуальной телефонной системой, которая работает на всех устройствах и в Интернете
- Скрипт приложений: Увеличьте возможности приложений Google, таких как Календарь, Документы, Диск, Gmail, Таблицы и Презентации, с помощью скрипта приложений. Вы можете опубликовать сценарии для всего мира или оставить их закрытыми для своего домена.
- Таблица приложений: Создавайте приложения без кода
- Школьный класс: Структурированные учебные пространства для учителей и студентов
- Дополнения: Интеграция сторонних приложений и надстроек Apps Script
Google Workspace также предлагает оборудование для Google Meet, голосовых вызовов и Jamboard. Оборудование позволяет организациям, которые прямо сейчас выбирают гибридную модель - в офисе и работать из дома - эффективно работать.
Google также скоро запустит режим Companion в Google Meet, чтобы повысить эффективность совместной работы на гибридном рабочем месте. Это для организаций, где несколько человек находятся в конференц-зале, а общаются с другими удаленно.
Режим Companion дает тем, кто находится в конференц-зале, свою собственную видеоплитку и доступ к другим функциям Google Meet, таким как поднятие руки, опрос и т. Д. На экране, при этом они используют лучшее из аудио и других возможностей видеоконференцсвязи, которые есть в Meet Hardware. предложения.
Как использовать Google Workspace
Опыт работы с Google Workspace отличается для платных (особенно администраторов) и бесплатных пользователей, и поэтому обучение его использованию - это две совершенно разные кривые. Однако для конечных пользователей Workspace использование приложений в Google Workspace во многом похоже, за исключением эксклюзивных функций.
Чтобы получить доступ к приложениям, доступным для вашей учетной записи Google Worskapce, перейдите к значку меню «Google Apps» в любом сервисе Google. В меню будут перечислены все приложения, доступные для вашего использования.
Вот подсказка. Независимо от того, являетесь ли вы бесплатным или платным пользователем Google Workspace, Google предлагает быстрые ярлыки ".new", которые вы можете ввести прямо в адресной строке браузера, и они создадут новый элемент этого приложения.
- cal.new - Создать новое событие Календаря
- doc.new - Создать документ Google
- meet.new - начало новой встречи в Google Meet.
- sheet.new - создать новый лист Google
- slide.new - Создать новый слайд
- form.new - Создать новую форму
- keep.new или note.new - начать новую заметку
- site.new - Создать новый сайт
- jam.new - создать новую доску
Использование Google Workspace в качестве платного пользователя
Чтобы начать работу с Google Workspace, перейдите на сайт workspace.google.com. Нажмите кнопку «Начать» или «Начать бесплатную пробную версию» в зависимости от того, что вы видите на экране. Для малого бизнеса подойдет Business Starter или Business Standard. Google предлагает бесплатную пробную версию на 14 дней, так что у вас будет достаточно времени, чтобы сориентироваться и посмотреть, подходит ли вам Google Workspace. Отмените пробную версию до истечения 14 дней, и с вас не будет взиматься плата за подписку.
Если вы работаете в одной команде и живете в одной из поддерживаемых стран, вы можете попробовать Google Workspace Individual, перейдя сюда.
Примечание: Google Workspace Individual не поддерживает настраиваемые адреса электронной почты.
Поскольку Google Workspace предназначен для предприятий, вы автоматически становитесь администратором своей организации при ее настройке. Но когда вы добавляете новых пользователей в свою организацию, вы можете сделать кого-то еще администратором.
Введите название своей компании, количество сотрудников и страну и нажмите «Далее».
Затем укажите свою контактную информацию и нажмите «Далее».
Теперь вам нужно выбрать, есть ли у вас домен. Если он у вас есть, выберите вариант «Нет, у меня есть», и вы можете ввести домен, которым вы уже владеете, и использовать его. Вам необходимо подтвердить, что вы являетесь владельцем этого домена, прежде чем вы действительно сможете начать им пользоваться. В противном случае вы можете купить его с помощью Google Domains. Выберите вариант «Да, у меня есть тот, который я могу использовать». Если у вас нет домена, вы также можете купить его в другом месте, а не в Google Domains, но когда вы покупаете его через Google, вам не нужно будет проходить проверку.
Затем вам нужно будет создать имя пользователя для своей учетной записи Google Workspace. Это будет первый рабочий адрес электронной почты для вашего домена. Вы можете создать больше служебных адресов для своей команды позже, когда настроите Google Workspace. Создайте пароль и нажмите «Принять и продолжить».
Ваша рабочая область Google настроена с использованием корпоративной учетной записи Google. Нажмите «Перейти к настройке», и вы сможете управлять Google Workspace для своей организации из консоли администратора.
Подтвердив право собственности на домен, вы сможете добавлять новых пользователей в свою организацию и настраивать такие приложения, как Gmail, из консоли администратора. Но если вы не хотите делать что-либо из этого прямо сейчас, вы можете пропустить это сейчас и сделать это в Google Admin в любое время позже.
Управление Google Workspace
Как администратор, вы можете управлять Google Workspace и управлять им из консоли администратора. Независимо от того, хотите ли вы добавлять или удалять пользователей, управлять организационными подразделениями (жаргон Google для создания политик для вашей организации), создавать и управлять группами для списков рассылки и применения политик, управлять тем, к каким приложениям пользователи в вашем домене могут получить доступ и с какого устройства, и все в противном случае вы найдете его в консоли администратора.
Чтобы получить доступ к консоли администратора, перейдите на admin.google.com и войдите в свою учетную запись Google Workspace. Или вы можете получить к нему доступ из меню «Приложения» в любом сервисе Google. Щелкните значок «Google Apps» практически в любой службе Google, в которой вы вошли в систему (google.com, gmail.com и т. Д.)
Затем выберите параметр «Администратор» в приложениях. Параметр «Администратор» доступен только тем пользователям Workspace, которые являются администраторами организации.
Откроется домашняя страница консоли администратора. Свертываемое меню навигации слева позволяет быстро просматривать все параметры управления Google Workspace для вашей организации.
Добавление пользователей в вашу организацию
После того, как вы настроили Google Workspace для своей организации, самым важным шагом будет добавление пользователей в вашу организацию. Так же, как при создании служебного адреса для себя, вам необходимо создать имена пользователей и пароли для других пользователей, которых вы хотите добавить, и поделиться с ними учетными данными. Вы также должны назначить им лицензии, чтобы они могли пользоваться услугами.
Перейдите в консоль администратора и выберите пункт «Каталог» в меню навигации слева.
Под ним появятся несколько вариантов. Нажмите «Пользователи» из доступных вариантов.
Затем выберите организационное подразделение из «Все организации», в которое вы хотите добавить пользователя. Нажмите кнопку «Добавить нового пользователя», чтобы добавлять пользователей по одному, если у вас небольшая команда.
Введите информацию о пользователе: его имя и фамилию, затем основной адрес электронной почты. Workspace предложит имя пользователя для основного адреса электронной почты, которое будет отличаться от всех существующих писем в вашем домене; вы можете использовать это или ввести самостоятельно.
Если в вашей организации несколько доменов, вы можете выбрать другой домен. Щелкните стрелку вниз рядом со знаком @ и выберите домен в раскрывающемся меню.
Затем введите дополнительный адрес электронной почты пользователя. Дополнительный адрес электронной почты может быть их личным адресом электронной почты, на который они будут получать данные учетной записи. Вы также можете ввести свой собственный адрес электронной почты, чтобы записать данные для входа и переслать их им позже.
Затем нажмите стрелку рядом с «Управление паролем пользователя, организационным подразделением и фотографией профиля». Установка фото профиля или редактирование организационного подразделения не является обязательным.
Но вы должны установить пароль для нового пользователя. Вы можете автоматически сгенерировать пароль или ввести свой собственный. Чтобы попросить пользователя установить новый пароль при входе в систему, вы должны включить эту опцию.
После добавления всей информации нажмите кнопку «Добавить нового пользователя».
При условии, что имя пользователя не конфликтует с существующим именем пользователя, новый пользователь будет успешно добавлен. В противном случае вы получите запрос на устранение конфликта.
Теперь осталось только поделиться учетными данными с предполагаемым человеком, и он сможет начать использовать Google Workspace. Если вы попросили пользователя сменить пароль после входа в систему, у него будет 48 часов, чтобы сменить пароль. Когда время истечет, ссылка для сброса истечет, и вам (администратору) придется создать для них новый пароль.
Для нового пользователя активация всех служб Google Workspace может занять до 24 часов. Если вы попытаетесь получить доступ к услуге в течение этого периода, вы можете получить сообщение о том, что у вас нет доступа.
Массовое добавление пользователей
В большой организации вы также можете добавлять пользователей массово, и для этого существует множество вариантов. В зависимости от типа вашей организации вы можете выбрать то, что подходит вам.
- Добавить пользователей из файла CSV
- Если вы разбираетесь в программировании, используйте Admin SDK Directory API.
- Синхронизация данных с вашего LADP-сервера, например Microsoft Active Directory.
- Перенести из HCL Notes в Google Workspace
- Добавить пользователей с существующими учетными записями Google
Перед массовым добавлением пользователей в Google Workspace необходимо убедиться, что у вас достаточно лицензий. В противном случае купите больше, если ваш тарифный план позволяет это.
Сделать пользователя администратором
Вы можете назначить суперадминистратором другого пользователя (-ей) в организации. По умолчанию суперадминистратором является человек, который создает и настраивает Google Workspace для организации. Суперадминистратор имеет полный доступ к задачам управления вашей организации, поэтому назначайте эту роль только тем людям, которым вы доверяете. Для ограниченных обязанностей вы можете назначить им определенные роли администратора, такие как администратор групп, администратор управления пользователями, администратор службы поддержки, администратор служб и т. Д.
В меню навигации слева нажмите «Каталог» и выберите «Пользователи» из развернутого списка. Найдите пользователя в списке пользователей и щелкните его имя.
Откроется страница их учетной записи. Прокрутите вниз и выберите параметр «Роли и права администратора».
Затем выберите вариант роли «Суперадминистратор».
Это отобразит переключатели рядом со всеми доступными предварительно созданными ролями. Чтобы сделать их суперадминистраторами, включите переключатель рядом с ним. Чтобы назначить им конкретную роль администратора, включите переключатель рядом с нужной ролью. Вы также можете создавать собственные роли, если заранее созданные роли вам не по душе.
И та-да! У вас есть еще кто-то, кто разделит с вами обязанности администратора.
Использование Google Workspace в качестве бесплатного пользователя
Чтобы включить интегрированный опыт, предлагаемый Google Workspace для бесплатных учетных записей, перейдите в свою учетную запись Gmail и нажмите значок «Настройки» в правом верхнем углу.
Справа появится панель быстрых настроек. Нажмите «Просмотреть все настройки».
Затем выберите вкладку «Чат и встреча» в параметрах настройки.
В чате выберите «Google Chat» вместо «Classic Hangouts».
Может появиться приветственный баннер. Нажмите «ОК», чтобы продолжить.
Затем нажмите «Сохранить изменения».
Gmail перезагрузится, и теперь у вас будет новый интегрированный интерфейс с чатом и комнатами в Gmail.
Одно из лучших дополнений, которые поставляются с Google Workspace, - это Room (скоро будет Spaces) в Google Chat. Комнаты - это центр общения и сотрудничества. Вы можете общаться с участниками комнаты, обмениваться файлами, назначать задачи и многое другое - и все это в одном месте с помощью Rooms. Если вы когда-либо использовали Microsoft Teams, комнаты похожи на каналы Teams.
Вы также можете открывать файлы в Google Документах, Таблицах и Презентациях прямо в комнатах и работать с ними прямо там. Любые файлы, которые вы загружаете в комнату, всегда легко доступны на вкладке «Файлы». И вы можете отслеживать задачи, которые должна выполнить команда, и назначать их людям на вкладке «Задачи».
Чтобы узнать, как использовать комнаты в чате Google, перейдите сюда.
Учитывая то, как работа полностью изменилась за последний год, Google Workspace вносит столь необходимые изменения, чтобы сделать совместную работу более удобной, независимо от того, работаете вы удаленно или нет. А с Google Workspace для всех вы даже можете использовать его, чтобы держать свою личную жизнь в порядке.