Отправили письмо, которого не должно быть? Не о чем беспокоиться; Microsoft Outlook сохранит вашу шкуру.
Вы когда-нибудь отправляли кому-то неправильное электронное письмо и чувствовали, что наступает конец света? Или даже не неправильный, а просто неполный, и теперь вы думаете, что будете выглядеть перед коллегами полным идиотом? Пользователям Microsoft Outlook не нужно беспокоиться об этих махинациях.
В Microsoft Outlook есть функция, позволяющая отозвать или заменить вашу электронную почту, и другому человеку никогда не придется узнавать о каких-либо неудачах с вашей стороны. Конечно, здесь есть несколько условий.
Когда можно отозвать электронное письмо
Функция отзыва или замены работает только в том случае, если другой человек не открыл и не прочитал ваше письмо. Просмотр электронной почты в области чтения не считается. И вы можете использовать его только в том случае, если и у вас, и у получателя есть учетная запись электронной почты Microsoft 365 или Microsoft Exchange в одной организации. Отзыв / замена - это функция Microsoft Exchange, которая недоступна для учетных записей MAPI или POP.
Примечание: Функция отзыва недоступна, если ваша организация не включила ее.
Как отозвать электронное письмо
Откройте приложение Outlook на рабочем столе (оно не будет работать с Outlook в Интернете) и войдите в свою учетную запись Microsoft 365. Прежде чем отправиться на поиски кнопки «Отзыв», вы можете узнать, подходит ли ваша учетная запись для использования этой опции, если вы не уверены.
Перейдите в пункт меню «Файл» и щелкните по нему.
Информация об аккаунте откроется. Обратите внимание, что тип учетной записи - «Microsoft Exchange», а не MAPI или POP.
Если это учетная запись Microsoft Exchange и получатель тоже находится в одной почтовой системе, все готово. Нажмите кнопку «Назад», чтобы вернуться в главное окно и перейти в папку «Отправленные».
Откройте письмо, которое хотите отозвать. Дважды щелкните его, чтобы открыть. Один щелчок по электронной почте, как мы обычно делаем, откроет ее в области чтения. Вы не можете вспомнить электронное письмо из области чтения. Письмо откроется в отдельном окне. На вкладке «Сообщение» выберите «Действия», а затем выберите «Вызвать это сообщение» в раскрывающемся меню.
Если вы не можете найти параметр «Действия» на вкладке «Сообщение», либо разверните окно на весь экран, поскольку некоторые параметры исчезают в частичном окне, либо переключитесь на вкладку «Файл».
На вкладке "Файл" выберите "Информация" в меню навигации слева.
Затем нажмите кнопку «Отправить повторно или отозвать» и выберите «Отозвать это сообщение» в раскрывающемся меню.
После того, как вы нажмете опцию «Отзыв» (на любой вкладке), откроется диалоговое окно, в котором вы можете выбрать, хотите ли вы отозвать письмо полностью или заменить его. При вызове письма оно удаляется из почтового ящика получателя, а опция замены удаляет предыдущее письмо и заменяет его новым.
Давайте рассмотрим разницу между обоими вариантами. Чтобы просто отозвать письмо, выберите вариант «Удалить непрочитанные копии этого сообщения».
Перед тем, как отозвать письмо, установите флажок «Сообщать мне, удачный или неудачный отзыв для каждого получателя». Таким образом вы получите сообщение о том, был ли отзыв успешным. Установите этот флажок, если вы планируете отозвать или заменить электронное письмо, чтобы узнать статус отзыва.
Теперь нажмите ОК. Это все, что вам нужно сделать, и сообщение будет отозвано, если получатель не прочитал его.
Чтобы заменить электронное письмо, выберите вариант «Удалить непрочитанные копии и заменить новым сообщением» и нажмите «ОК».
Outlook откроет исходное электронное письмо в поле для создания сообщения. Вы можете отредактировать его, чтобы отразить то, что вы хотите отправить сейчас, и нажмите кнопку «Отправить». Новое письмо заменит предыдущее письмо в почтовом ящике получателя.
Вы получите уведомление, если сообщение будет отозвано успешно.
Что происходит на стороне получателя?
При успешном отзыве: Если получатель не прочитал исходное сообщение, когда вы отзываете / заменяете сообщение, исходное сообщение удаляется и заменяется сообщением замены (если оно есть). Также получателю сообщается, что вы отозвали сообщение.
Когда отзыв не удается: Как исходное, так и отзывное сообщение доступны в папке получателя. Если получатель откроет исходное сообщение во время обработки запроса на отзыв, получатель будет проинформирован о том, что вы пытались отозвать сообщение. Но исходное сообщение по-прежнему доступно в их папке.
Независимо от того, отправили ли вы электронное письмо с неверными фактами или их недостаточно, Microsoft Outlook станет вашим спасением. Вспомните сообщение в пару кликов, и никто не узнает о вашей путанице. Но помните, вам нужно действовать быстро, поскольку, как только получатель прочитает вашу почту, в этом нет никакого смысла.