Полная шпаргалка, чтобы стать профессиональным пользователем Microsoft Teams
На данном этапе Microsoft Teams не нуждается в представлении. Если бы это был 2019 год, конечно. Но это был год приложений для видеоконференцсвязи и Workstream Collaboration. И Microsoft Teams благополучно зарекомендовала себя как один из MVP в экосистеме WSC.
Это потому, что это не просто приложение для видеоконференций. Microsoft Teams - это гораздо больше. Именно по этой причине школы и офисы любят удаленную работу. Это приложение для наиболее эффективного сотрудничества с товарищами по команде. Но сам объем функций в Microsoft Teams иногда может показаться ошеломляющим. Если бы только было что-то, что могло бы помочь вам быстро сориентироваться.
Неважно, старый вы или относительно новый пользователь Microsoft Teams; всем нравятся небольшие шпаргалки, чтобы повысить свою продуктивность, прослыть профессионалом и, возможно, даже продемонстрировать свои профессиональные навыки. Это именно то, что вы можете сделать с помощью этого списка советов и приемов практически для всего, что вы можете делать в Microsoft Teams.
Советы по увеличению производительности
Выполнять больше работы за меньшее время, кто этого не хочет? Конечно, ни вы, ни ваши работодатели! Эти советы и уловки обязательно улучшат ваше внимание и поднимут ваш уровень продуктивности до невероятного уровня.
Будьте впереди своих задач
Приложение «Задачи» в Microsoft Teams было самым ожидаемым приложением для фанатиков, но это не значит, что памятку получили все. Если вы были в команде, которая почему-то его пропустила, вам нужно сесть в этот поезд прямо сейчас, потому что, поверьте нам, вы упускаете.
Задачи от Planner и To-Do объединяют в себе функции обоих приложений Microsoft - Planner и To-Do - прямо в Microsoft Teams. Таким образом, вы можете отслеживать свой прогресс и управлять своими задачами, не переключаясь между несколькими приложениями. Итак, вам больше не нужно выбирать между своим рассудком и расписанием.
Приложение Tasks объединяет ваши личные задачи из To-Do и общие задачи из приложения Planner прямо в Microsoft Teams. Вы можете добавить его как личное приложение или даже как вкладку для совместного управления командными задачами. Приложение "Задачи" доступно всем, у кого есть подписка на Microsoft 365.
👉Узнайте, как использовать Задачи по Планировщику и Задачи в Microsoft Teams.
Обрабатывайте информацию как мастер со списками
Если вы знаете нужные приложения в Microsoft Teams, никто не сможет вас остановить. Microsoft Lists - одно из таких приложений, которым вы должны воспользоваться. С помощью списков вы можете отслеживать любую информацию, будь то личную или совместную. Приложение "Списки" может быть полезно, если у вашей команды есть информация, которую нужно отслеживать, которую нужно организовать, или рабочие процессы, которыми нужно управлять.
А чтобы ускорить процесс, существуют отраслевые шаблоны и шаблоны для конкретных случаев, которые еще больше упрощают создание этих списков. Эта эволюция списков SharePoint может помочь вам отслеживать практически все - проблемы, активы, процедуры, события, инвентарь или контакты. Чтобы подняться на ступеньку выше, вы можете даже использовать условное форматирование, чтобы объекты в ваших списках автоматически появлялись или исчезали при выполнении определенных условий. Использование этого приложения обязательно увеличит вашу продуктивность в геометрической прогрессии.
👉Узнайте, как создавать и использовать списки в Microsoft Teams как профессионал.
Пересылайте электронные письма прямо на свои каналы
Электронная почта - одна из наиболее часто используемых форм общения в корпоративном мире. Объем переписки по электронной почте огромен. Но это также означает, что когда ваша организация использует Microsoft Teams, вы иногда попадаете между двумя разными средами. А копирование всего содержимого из ваших писем для публикации на канале в Microsoft Teams может быть очень утомительным.
Это потому, что вы делаете это неправильно! Знаете ли вы, что у каждого канала в Microsoft Teams есть уникальный адрес электронной почты, на который вы можете напрямую пересылать электронные письма? Да, вы не ослышались. Любые электронные письма, которые вы отправляете на этот адрес, будут отображаться как сообщения прямо в канале. Насколько это эффективно!
Чтобы получить адрес электронной почты для канала, перейдите к значку «Дополнительные параметры» (меню из трех точек). Затем нажмите «Получить адрес электронной почты» в меню.
Электронный адрес будет создан. Скопируйте его, чтобы использовать.
Используйте панель команд
Панель команд в Microsoft Teams должна быть наиболее редко используемой функцией. Но она может стать вашей наиболее часто используемой функцией, если вы знаете, как ею пользоваться. Панель команд может значительно ускорить процесс.
Хотите найти старое сообщение, начать чат или позвонить, перейти на канал, просмотреть свои файлы? Используйте панель команд, чтобы делать все это и многое другое. Вам даже не нужно запоминать все команды, чтобы их использовать. Microsoft Teams предоставляет это вам. Все, что вам нужно помнить, есть ли у задачи, которую вы должны выполнить, для этого есть команда, чтобы вы могли сделать это быстро.
Ознакомьтесь с подробным руководством по использованию команд в Microsoft Teams для повышения производительности и экономии времени.
Устранение языковых барьеров
Сегодня глобальные команды - не новость. Вместо этого в эту эпоху по всему миру разбросано все больше и больше команд. А это требует умения понимать язык друг друга для эффективного общения. С Microsoft Teams вам не нужно открывать Google Translate и копировать / вставлять какие-либо сообщения. Microsoft Teams предлагает встроенный переводчик именно для этой цели.
Щелкните значок «Дополнительные параметры» (меню с тремя точками) на сообщении, которое нужно перевести. В меню вы увидите опцию «Перевести»; щелкните по нему, чтобы быстро перевести сообщение на язык по умолчанию.
Закладка сообщений
На первый взгляд это может показаться незначительным функционалом, но с его помощью можно сэкономить много времени. Вместо того, чтобы пытаться найти старые сообщения с помощью панели поиска, вы можете сохранить любые сообщения и получить к ним доступ из раздела «Сохраненные».
Перейдите к сообщению и щелкните значок «Дополнительные параметры» (меню из трех точек). Затем нажмите кнопку «Сохранить сообщение».
Чтобы получить доступ к сохраненному сообщению, вы можете использовать команду / сохранено на панели команд или щелкните изображение своего профиля на панели задач и выберите «Сохранено» в появившемся меню.
Используйте сочетания клавиш
Если вы хотите повысить свою продуктивность, не бойтесь использовать быстрые клавиши. Сочетания клавиш могут сэкономить так много времени, но не многие люди пользуются ими в полной мере. Не будь одним из таких людей. Изучите сочетания клавиш для задач, которые вы выполняете чаще всего, и быстро выполняйте задачи.
🤸♀️Перейдите сюда, чтобы найти список всех сочетаний клавиш в Microsoft Teams для Windows, Интернета и Mac.
Советы для лучших встреч
Помимо использования Microsoft Teams для совместной работы с товарищами по команде, люди чаще всего используют это приложение для проведения собраний. И вы, безусловно, хотите быть в этом профи.
Используйте режим вместе для захватывающих встреч
Когда сложно участвовать в собрании, как это часто бывает: онлайн-встречи, в конце концов, не то же самое, что встречи в реальном мире. Режим «Вместе» от Microsoft разрушает барьеры и виртуальные стены, заставляя вас чувствовать, что вы находитесь вместе в общем пространстве.
Когда на собрании 5 или более человек, вы можете включить режим «Вместе». Перейдите на панель инструментов собрания и щелкните значок «Дополнительные параметры» (меню из трех точек). Затем выберите «Режим вместе» в меню, чтобы включить его.
В настоящее время у вас может быть режим «Вместе» в режиме просмотра аудитории, который заставляет вас чувствовать себя так, как будто вы все сидите вместе в общем пространстве аудитории.
👉Подробнее о режиме «Вместе» в Microsoft Teams, а также о том, как его включить и использовать.
Проводите групповые обсуждения в комнатах обсуждения
Ведете ли вы класс или проводите встречи в офисе, групповые обсуждения - огромная часть процесса. А с комнатами обсуждения в Microsoft Teams вы можете легко разделить участников собрания на разные группы.
И теперь вам больше не нужно создавать комнаты обсуждения вручную в Microsoft Teams. Microsoft добавила встроенную поддержку этой столь желанной функции на собраниях. Организаторы собрания могут разделить участников на комнаты обсуждения (до 50) случайным образом или вручную решить, кто куда идет. Функциональность комнаты обсуждения доступна как платным, так и бесплатным пользователям.
Чтобы создать комнаты обсуждения, перейдите на панель инструментов собрания в верхней части экрана и щелкните значок «Комната обсуждения». Затем разделите участников на необходимое количество комнат.
Использовать заметки к собранию
Это очень недооцененная функция, которая не получает должного внимания и признательности. Заметки о собраниях в Microsoft Teams могут сделать ваши собрания более плавными. Если вы хотите зафиксировать все важные детали, обсуждаемые на собрании, или составить повестку дня для вещей, которые необходимо обсудить, Заметки к собранию должны быть вашей функцией.
И самое главное, они доступны не только во время встречи, но также после и до (для запланированных встреч). Поверьте, вам нужно начать использовать их сейчас, если вы не использовали их раньше.
Перейдите, чтобы познакомиться со всеми подробностями об использовании заметок к собраниям в Microsoft Teams.
Сохраняйте приличия на встрече и вместо этого поднимайте руки
Поддержание приличия в Virtual Meetings может оказаться очень трудным. В результате почти повсюду на совещаниях стало нормой не отключать микрофон. Но как насчет того, чтобы говорить? Включение микрофона без запроса все равно прерывает встречу.
В Microsoft Teams не обязательно быть таким невежливым. Вместо этого используйте кнопку «Поднять руку», когда вам нужно что-то сказать. Это указывает говорящему, что вы о чем-то думаете, и он может попросить вас включить звук и говорить так, чтобы вас не отвлекали. Это лучше, чем на самом деле поднять руку, поскольку нет гарантии, что докладчик случайно посмотрит ваш видеопоток, но есть гарантия, что он будет смотреть на «Поднятую руку» на панели участников.
Перейдите на панель инструментов встречи и щелкните значок «Поднять руку», чтобы поднять руку.
Расшифровка ваших встреч
Если вы когда-нибудь хотели записать всю вашу встречу, но считали это невозможным, вы очень ошибаетесь. В Microsoft Teams есть довольно быстрый способ получить расшифровки собраний, но он работает только в том случае, если вашим языком по умолчанию является английский и когда на собрании говорили по-английски.
Кроме того, политика вашей организации должна позволять вам иметь стенограммы встреч. Есть еще одна загвоздка - транскрипция доступна только для записанных вами встреч. Вы даже можете редактировать эти стенограммы, прежде чем делиться ими.
Чтобы получить транскрипцию, перейдите в Microsoft Stream, чтобы просмотреть запись. Затем щелкните значок меню с тремя точками и выберите «Обновить сведения о видео» из вариантов.
Выберите язык в раскрывающемся меню «Язык видео».
Теперь установите флажок «Создавать субтитры автоматически», чтобы выбрать его, и нажмите кнопку «Применить», чтобы получить транскрипцию.
Проведите частные незапланированные встречи
Незапланированные встречи не всегда должны быть в канале. Или вам не всегда нужно планировать встречу, если вы хотите сохранить ее конфиденциальность. У вас могут быть импровизированные встречи, которые являются полностью конфиденциальными и открытыми не для всех участников канала. И нет, мы не говорим о звонках 1: 1 или групповых звонках из групповых чатов. Эти частные встречи похожи на другие встречи, где у вас могут быть гости не из вашей организации, в отличие от 1: 1 или групповых звонков.
В меню навигации выберите «Календарь» (для пользователей Microsoft 365) или «Встречи» (для пользователей Microsoft Teams Free).
Затем нажмите кнопку «Встреча» в правом верхнем углу. Эти встречи не происходят в канале, и члены вашей команды не могут знать, что встреча продолжается, не говоря уже о том, чтобы присоединиться к ней без приглашения на встречу.
Советы для большего вовлечения
Microsoft Teams - это приложение для совместной работы. А чтобы лучше сотрудничать с товарищами по команде, вам нужно привлечь их внимание. Используйте эти советы, чтобы сделать ваши сообщения и другое взаимодействие более увлекательными, что приведет к общему повышению производительности.
Проведите опросы, чтобы повысить вовлеченность
Опросы - проверенный способ повысить вовлеченность, но, поскольку в Microsoft Teams нет прямой функции создания опросов, многие люди думают, что это невозможно. Что ж, половина красоты Microsoft Teams заключается в сотнях интегрированных приложений, которые она предлагает!
И два таких интегрированных приложения - Forms и Polly - могут помочь вам проводить опросы в ваших каналах. Единственный недостаток, который вы можете обнаружить, заключается в том, что вы не можете проводить опросы на собрании, но как только вы начнете использовать эти приложения, вы обнаружите, что в любом случае это не имеет большого значения. Вы даже можете проводить совместные опросы, в которых другие члены команды также могут вносить свой вклад в вопросы опроса.
👉Полное руководство по созданию опросов в Microsoft Teams.
Создавайте насыщенные сообщения с помощью параметров форматирования
Независимо от того, идет ли речь об участии в приватных чатах или общении по каналу, форматируйте свои сообщения, чтобы избавить всех от бедственного положения чтения простых, скучных сообщений. Таких в мире уже достаточно. Щелкните значок «Формат» (A с кистью) под окном сообщения, чтобы открыть параметры форматирования и выделить курсивом, полужирным шрифтом, подчеркивать и выполнять многие другие действия с сообщениями.
Используйте темы в сообщениях канала
Сообщения - одна из самых важных форм общения в Microsoft Teams. В наши дни в сообщениях передается больше информации, чем во время звонков и встреч. Поэтому важно уделять время правильным сообщениям и следить за тем, чтобы они не потерялись в море неважных сообщений.
Строки темы - это самый быстрый способ добавить к ним немного изюминки и убедиться, что они привлекают внимание нужного человека. Вы можете добавить тему из параметров форматирования сообщений, которые хотите опубликовать в канале. Очевидно, что сообщения в личном чате действительно не нуждаются в темах, поэтому вы не можете добавить их к ним.
Советы для лучшей организации
Держать вещи организованными, не теряя рассудка, иногда может показаться немного устрашающим. И все мы хотели, чтобы все было проще. Лучшая организация также ведет к большей производительности. С помощью этих советов вы сможете поднять свои организационные навыки на ступеньку выше, лучше справляясь с делами и производя впечатление на всех, пока вы этим занимаетесь.
Перетащите свои команды, чтобы изменить их порядок
Изначально все ваши команды упорядочены случайным образом в том порядке, в котором они были созданы. В длинном списке команд бывает сложно добраться до важных команд. Но в Microsoft Teams есть малоизвестный факт, который профессионалы используют, чтобы навести порядок в своих командах и сэкономить время.
Вы можете перетаскивать свои команды, чтобы расположить их в любом порядке. Таким образом, ваши самые важные команды могут быть наверху, что ускоряет доступ к ним.
Закрепить каналы и скрыть команды
Иногда просто организовать команду недостаточно. Возможно, вы разместили свои важные команды наверху, но вас продолжают добавлять в новые команды, и все ваше расположение переходит к волкам. Что ж, этого не должно быть. Есть и другие способы организовать свои команды, которые избавят вас от головной боли.
Вы можете закрепить каналы, чтобы они всегда отображались вверху в отдельном разделе. Перейдите к значку «Дополнительные параметры» (меню из трех точек) справа от канала и щелкните его. Затем выберите в меню «Закрепить».
Вы также можете скрыть ненужные команды, чтобы убрать беспорядок в меню команд. Щелкните значок «Дополнительные параметры» справа от названия команды и выберите в меню параметр «Скрыть». Доступ ко всем вашим скрытым командам можно получить в любое время из нижней части меню навигации для команд.
Советы по более плавному управлению
Независимо от того, являетесь ли вы главой команды или отвечаете только за организацию собрания, менеджменту не обязательно быть головной болью. Но в большинстве случаев это так. Что ж, считайте эти советы лекарством.
Назначьте роли на собрании
Когда на собрании несколько участников, первостепенное значение приобретает возможность контролировать действия каждого из них. Например, вы не всегда хотите, чтобы все могли представлять и делиться контентом на собрании. Также бывают случаи, когда вы хотите сделать кого-то еще соведущим, который может делать все, что вы можете, например, допускать людей из холла, отключать звук других участников и т. Д.
Теперь вы можете назначать роли людям на собрании Microsoft Teams. Люди могут быть докладчиками или участниками; ведущие имеют полный контроль, а посетители получают только ограниченный доступ.
Вы можете назначать роли собрания либо до собрания (для запланированных встреч), либо во время. Чтобы назначить роли во время встречи, перейдите на панель участников и щелкните значок «Дополнительные параметры» справа от имени участника, чтобы открыть меню из трех точек. Затем выберите вариант «Сделать докладчиком» или «Сделать участником» соответственно.
Экономьте время и массово добавляйте участников
Сколько раз при создании команд вы хотели, чтобы была возможность массового добавления людей? Те из вас, кому приходилось создавать команды из более чем 10 человек без групп Office или предыдущих команд для использования в качестве отправной точки, знают, какой это может быть головной болью.
Что ж, если вы используете веб-приложение Microsoft Teams, вы можете пропустить эту боль и массово добавлять участников. Единственная загвоздка, это требует использования расширения Chrome. Вы также получаете дополнительный бонус в виде просмотра ваших команд на дисплее с двумя столбцами с этим расширением. Таким образом, вы можете просматривать больше команд, меньше прокручивая.
👉Узнайте, как использовать расширение Chrome Refined Microsoft Teams для массового добавления участников.
Советы по общему лучшему опыту
Эти несколько советов могут не поддаваться категоризации, тем не менее, они нужны вам в жизни, чтобы сделать ваш опыт работы в Microsoft Teams бесконечно лучше.
Не игнорируйте свой статус
Статус в Microsoft Teams может быть мощным инструментом в вашем распоряжении. Благодаря тому, что ваш статус отражает ваше истинное состояние доступности, можно избежать многих недопониманий, которые могут возникнуть из-за того, что вы не работаете в одном и том же физическом пространстве. Поэтому всегда используйте его, чтобы сообщать другим членам вашей команды, свободны ли вы, нет на месте, заняты или разговариваете по телефону, чтобы они знали, чего ожидать, когда они свяжутся с вами.
Вы можете использовать статусы «Присутствие пользователя» и «Пользовательский», чтобы максимально использовать возможности этого инструмента. Хотя в большинстве случаев Microsoft Teams автоматически настраивает ваш статус в зависимости от вашего состояния (что, как известно, создает проблемы для многих), вы также можете установить свой статус самостоятельно.Перейдите к фотографии своего профиля на панели задач, а затем выберите статус в меню, чтобы установить его.
Горячий совет: Вы даже можете установить для себя статус «Нет на работе» на определенный период времени, вне зависимости от того, собираетесь ли вы просто пообедать или уезжаете в отпуск. Узнайте, как установить этот новый параметр статуса, который иначе недоступен в Microsoft Teams.👆
Избегайте неприятностей, которые может создать ваш статус
Microsoft Teams автоматически меняет ваш статус, и в целом это хорошо. Но для многих людей, которые страдают от микроменеджмента на работе, это становится неприятностью, когда команды автоматически меняют свой статус на «Нет на месте» с «Доступен» в течение пяти минут бездействия.
Если вы хотите избежать ситуации, когда ваш руководитель будет думать, что вы почти не работаете вместо того, чтобы усердно работать, используйте приложение Mouse Jiggler, чтобы избавиться от неприятностей, сохраняя свой статус противоположным.
Отправить срочные сообщения
Хотите, чтобы получатель увидел ваше сообщение? Отметьте его как срочное, и они будут получать уведомления каждые две минуты в течение двадцати минут подряд. Это десять уведомлений, и они их ни за что не пропустят. Теперь, если это кажется слишком большим, но сообщение по-прежнему важно, чем стандартное сообщение, вы можете пометить его как просто важное. Получателя не будут уведомлять так постоянно, но он все равно будет знать, что сообщение является важным.
Нажмите «восклицательный знак» под окном сообщения в личном чате и выберите приоритет перед отправкой сообщения.
Настройте свои уведомления для более персонализированного опыта
По умолчанию Microsoft Teams доставляет уведомления обо всех новых сообщениях, реакциях и упоминаниях. Но Teams предлагает обширные возможности настройки, поэтому вы можете получать уведомления только о том, о чем хотите получать уведомления.
Откройте настройки и перейдите к «Уведомлениям» в меню навигации слева.
Здесь вы можете изменить свои уведомления в соответствии со своими потребностями практически для всего: для команд и каналов, чатов, собраний, людей и т. Д.
Используйте темный режим, когда тянете All-Nighter
Собираетесь ли вы в этот раз просто работать всю ночь напролет или вам нужно регулярно работать допоздна, не позволяйте этому влиять на ваши глаза или режим сна. Используйте темный режим в Microsoft Teams, чтобы уберечь глаза от слепящего света ноутбука ночью.
Перейдите в настройки настольного приложения Microsoft Teams и измените тему с «По умолчанию» на «Темную».
Microsoft Teams есть, что открыть для себя, что временами может стать ошеломляющим. Эти советы могут помочь вам принимать решения по одному, помогая лучше справиться с ними. В кратчайшие сроки вы овладеете методами работы с Microsoft Teams, не заблудившись в лабиринте.