Чего больше всего боятся профессионалы? Большинство из вас не догадается, это теряет электронную почту. Люди обычно получают и хранят все важные файлы и данные по электронной почте. Благодаря этому они не только хранятся в одном месте, но и доступны в любое время из любой точки земного шара.
Когда дело доходит до электронной почты, первое, что приходит на ум, - «Gmail». Большинство пользователей во всем мире предпочитают Gmail любой другой почтовой службе в Интернете. Это можно объяснить тем, что он был разработан Google, простым и понятным интерфейсом, а также обилием удобных функций.
Почему вы должны делать резервную копию своей электронной почты
Это первый вопрос, который приходит на ум, когда вы слышите о резервном копировании электронной почты, и это совершенно правильный вопрос, поскольку большой процент пользователей отказывается от него из-за недостаточной осведомленности. Но вы должны понимать, что в современном мире кибератаки, взлом учетных записей, неправомерное использование и потеря данных в Интернете являются обычным явлением. Если у вас есть важные документы или файлы в вашей электронной почте, вам следует создать резервную копию, чтобы вы могли легко восстановить их в случае взлома вашей учетной записи, удаления электронных писем по ошибке или просто потери доступа к учетной записи.
Что еще я могу сделать? Резервное копирование электронной почты - это решение, но вы должны сосредоточиться на повышении безопасности за счет надежного пароля. Надежный пароль очень эффективен, когда речь идет о предотвращении взлома вашей учетной записи другими лицами и от взлома ваших данных. Однако наличие резервной копии не помешало бы, она выступила бы в качестве дополнительной меры.
Загрузка писем по отдельности из Gmail
Один из самых простых способов сделать резервную копию вашей почты - загрузить ее на свой компьютер. Каждый раз, когда вы получаете или отправляете письмо кому-либо через Gmail, у вас есть возможность загрузить его.
Если вы не хотите создавать резервные копии всех своих писем, а лишь некоторых из них, вариант загрузки писем по отдельности из Gmail - отличный и эффективный вариант. Однако, если вы хотите массовую загрузку электронных писем, мы предлагаем вам проверить другие методы на этой странице.
Когда вы открываете почту, вы увидите три точки в правом верхнем углу, чтобы открыть меню. В контекстном меню вы увидите возможность ответить, переслать, пожаловаться на почту, заблокировать отправителя и загрузить почту среди многих других.
После того, как вы нажмете на опцию «Загрузить сообщение», электронное письмо будет загружено в папку «Загрузки» по умолчанию в вашей системе. Желательно хранить все загруженные вами письма в одной папке и категоризировать их с помощью подпапок.
Резервное копирование всех писем в Gmail с помощью Google Архиватора
Google Takeout позволяет загружать все данные из вашей учетной записи Google либо для создания резервной копии, либо для использования с другой службой. Он работает практически со всеми сервисами, предлагаемыми Google. Когда вы используете Google Takeout, он создает резервную копию всех электронных писем в вашей учетной записи.
Создание резервной копии с помощью Google Takeout
Чтобы использовать Google Takeout для создания резервной копии электронных писем в вашей учетной записи Gmail, откройте takeout.google.com в веб-браузере на своем компьютере.
Когда вы открываете Архиватор Google, по умолчанию выбираются все службы Google. Поскольку нас интересует создание резервной копии только Gmail, нажмите «Отменить все», чтобы сначала снять флажки со всех служб.
После того, как вы отменили выбор всех, прокрутите вниз и установите флажок рядом с «Почта».
Теперь вы увидите возможность выбрать данные, для которых вы хотите создать резервную копию. Нажмите «Все данные почты включены», чтобы выбрать / отменить выбор различных параметров данных.
Если вы хотите создать резервную копию всех писем, установите флажок «Включить все сообщения в почту». В случае, если вы хотите создать резервную копию выбранных материалов, снимите флажок с первого флажка и сделайте необходимый выбор из списка, а затем нажмите «ОК» внизу.
Когда вы закончите со всеми вариантами выбора, прокрутите вниз и нажмите «Следующий шаг».
Следующим шагом является выбор частоты, типа и размера файла. Во-первых, вы должны выбрать частоту из двух: один или каждые два месяца в течение года. Установите флажок рядом с опцией, которую вы хотите выбрать.
Следующий раздел посвящен типу и размеру файла. У вас есть два варианта типа файла: ZIP или TGZ. Преимущество файлов «.zip» в том, что их можно легко открыть на большинстве компьютеров.
Наконец, выберите желаемый размер файла из списка. Если размер резервной копии превышает выбранный размер, файл будет разделен на две части. Наконец, нажмите «Создать экспорт» внизу.
Процесс создания резервной копии занимает некоторое время в зависимости от данных в ваших электронных письмах и размера создаваемого файла. Файлы меньшего размера создаются относительно быстрее, чем файлы большого размера, что может занять даже дни.
Загрузка резервной копии Gmail Создано в Google Takeout
После того, как вы запросите резервную копию, вы получите письмо от Google, подтверждающее то же самое. Кроме того, вы получите ссылку (-ы) для загрузки созданной резервной копии в другом электронном письме, что может занять несколько часов в зависимости от размера файла. Ссылка для скачивания действительна в течение 7 дней со дня отправки запроса.
Когда вы получите электронное письмо, откройте его и нажмите кнопку «Загрузить». Также проверьте, сколько файлов было создано и размер каждого для использования в будущем.
После того, как вы нажмете кнопку «Загрузить», вам будет предложено подтвердить свою личность, введя пароль Google. Как только вы закончите, загрузите файлы на свой компьютер. Файлы имеют формат «.zip», так как это настройка по умолчанию, и мы не меняли ее ранее.
Кроме того, никогда не загружайте файлы на общедоступные компьютеры или системы, которыми вы делитесь с другими, поскольку данные могут быть использованы не по назначению.
Пересылка писем, для которых вы хотите создать резервную копию в Gmail
Это еще один простой способ создания резервной копии, в которой вы включаете пересылку электронной почты на другой адрес. Одним из основных недостатков является то, что вы можете включить пересылку только для входящих писем, а не для тех, которые вы отправляете. Кроме того, вы можете создать резервную копию только тех писем, которые вы получаете после настройки функции пересылки. Никогда не добавляйте чужой адрес электронной почты в качестве адреса для пересылки, поскольку данные могут быть скомпрометированы.
Добавление идентификатора электронной почты для пересылки писем
Чтобы включить пересылку электронной почты, откройте Gmail и нажмите «Настройки» в правом верхнем углу.
Когда вы нажимаете «Настройки», откроется окно «Быстрые настройки», в котором есть основные настройки для настройки вида и других параметров. Чтобы открыть полные настройки Gmail, нажмите «Просмотреть все настройки».
Теперь вы увидите различные вкладки вверху, перейдите к «Пересылка и POP / IMAP».
В разделе «Пересылка и POP / IMOP» вы найдете множество опций для настройки параметров пересылки. Чтобы включить пересылку, нажмите «Добавить адрес пересылки», первый вариант вверху, рядом с разделом «Пересылка».
Теперь у вас есть поле для ввода адреса электронной почты, на который вы хотите пересылать все письма, а затем нажмите «Далее» внизу.
Откроется новое окно, в котором необходимо подтвердить идентификатор электронной почты, нажав «Продолжить».
Затем нажмите «ОК» в всплывающем окне подтверждения, чтобы подтвердить изменение.
Подтверждение прямого запроса
Когда вы добавляете идентификатор электронной почты для пересылки писем, на адрес пересылки отправляется подтверждение. Для подтверждения есть два варианта: либо использовать код подтверждения, либо щелкнуть ссылку в письме.
После нажатия на ссылку подтверждения открывается новая страница. Нажмите «Подтвердить», чтобы разрешить получение писем от вашего основного идентификатора.
Изменение настроек пересылки электронной почты
Откройте учетную запись Gmail, резервную копию которой вы хотите создать, и перейдите в раздел «Пересылка и POP / IMAP», как мы это делали ранее. Теперь установите флажок «Переслать копию…» и выберите вариант «Сохранить копию Gmail во входящих», как показано на изображении ниже. Это обеспечит пересылку ваших писем и их хранение в папке «Входящие» вашей основной учетной записи.
После внесения изменений прокрутите вниз и нажмите «Сохранить изменения», чтобы применить их.
Резервное копирование писем в Gmail с помощью сторонних приложений
Мы уже видели некоторые образцовые методы резервного копирования электронной почты в Gmail, но мы еще не обсуждали сторонние приложения, которые могут помочь. Электронная почта становится основным способом профессионального общения и обмена файлами, поэтому необходимость в резервном копировании сейчас больше, чем когда-либо.
Чтобы задействовать этот сегмент, было запущено множество приложений, специально предназначенных для создания электронных писем и других резервных копий для пользователей. В Интернете есть несколько действительно отличных приложений с интересными функциями, которые не только создают резервные копии, но и требуют гораздо меньше внимания и участия с вашей стороны.
Важная заметка: Использование сторонних сервисов означает, что вы разрешаете кому-то другому иметь доступ к вашим сообщениям электронной почты, поскольку они помогают создавать резервные копии ваших данных. Мы настоятельно не рекомендуем использовать какие-либо сторонние службы (независимо от того, насколько они безопасны), если они вам абсолютно не нужны и вы полностью не понимаете масштаб рисков, которые могут возникнуть.
UpSafe
UpSafe помогает пользователям создавать резервные копии своих данных и электронной почты Google. Это одно из самых популярных приложений в своем сегменте, однако в нем отсутствует функция установки частоты, а это означает, что вам нужно каждый раз помнить о резервном копировании.
SysTools Gmail Резервное копирование
Это еще одно отличное приложение, которое предлагает гораздо больше настроек, когда дело доходит до типа файла резервного копирования, и позволяет вам добавлять несколько учетных записей Gmail, а также для резервного копирования.
Gmvault
Это, вероятно, одно из самых популярных приложений не только из-за множества настроек и функций, но также из-за его небольшого размера и простого интерфейса. Кроме того, вы можете установить периодичность автоматического резервного копирования и расслабиться.
Теперь, когда мы обсудили большинство методов резервного копирования электронной почты, вы почувствуете себя знакомыми и ориентированными на эту концепцию. Кроме того, как обсуждалось ранее, создание резервной копии должно быть вашим единственным подходом. Надежный пароль имеет большое значение для минимизации шансов взлома.