Используйте настройки статуса в Microsoft Teams, чтобы сообщить своей команде, доступны ли вы
Microsoft Teams стала одним из самых популярных приложений для совместной работы Workstream. А для организаций, которые его используют, теперь это основной способ общения между членами команды, используя электронную почту. И это правильно. В Microsoft Teams есть множество инструментов, которые делают общение и совместную работу более эффективными и продуктивными, чем традиционные средства.
Даже когда вы работаете из дома и находитесь в разных местах, существует множество инструментов, позволяющих избежать недопонимания и поддерживать продуктивность. Один из таких инструментов, на который вы, возможно, не обращали внимания, но на который следует обратить внимание, - это различные параметры состояния, доступные в Microsoft Teams, и все способы их использования.
Какие параметры состояния доступны в Microsoft Teams
В Teams доступны два типа настроек статуса: статус присутствия пользователя и пользовательский статус.
Что такое статус присутствия пользователя
Состояние присутствия пользователя - это часть вашего профиля в Microsoft Teams (а также во всем Microsoft 365), которая позволяет другим пользователям узнать ваше состояние доступности. Он отображается в виде маленькой точки зеленого / красного / желтого / серого цвета рядом с изображением вашего профиля.
Достаточно одного взгляда на статус, и другие члены вашей команды будут знать, в сети ли вы, на встрече, чтобы вас не беспокоили и т. Д. Вы уловили суть. Строго говоря, он предназначен для того, чтобы сообщить другим об общем состоянии вашей доступности.
Что такое пользовательский статус
Помимо статуса присутствия пользователя, в Microsoft Teams есть также Пользовательский статус, который вы можете использовать, чтобы сообщить другим точную информацию о вашей доступности. Если статус присутствия пользователя может только сказать кому-то, что вас нет на рабочем месте, пользовательский статус может указывать точные основания этого статуса, например, сообщить кому-то, что вы отсутствуете на обеде и вернетесь через час.
Это небольшое настраиваемое сообщение, которое можно отображать в течение короткого периода времени. Другие пользователи могут увидеть это, когда наведут курсор на ваше изображение профиля. И он также появляется, когда кто-то отправляет вам сообщение через личный чат или @ упоминает вас, если вы того пожелаете.
Использование параметров состояния в Microsoft Teams
Установить свой статус в Microsoft Teams, чтобы показать свою доступность другим пользователям, довольно просто.
Настройка вашего статуса присутствия
Возможно, вы заметили, что, хотя вы никогда раньше не меняли настройки статуса, ваш статус присутствия меняется автоматически. Это потому, что Microsoft Teams автоматически отображает ваш статус в зависимости от различных обстоятельств.
Вы также обнаружите, что некоторые параметры статуса недоступны для установки в качестве своего статуса, но вы можете видеть их как состояние присутствия других пользователей. Например, «На встрече», «Презентация», «Сосредоточение внимания» и т. Д. Эти параметры не просто «недоступны» для вас, они не доступны никому, чтобы установить их сами. Эти статусы настраиваются приложением, то есть Microsoft Teams изменяет эти статусы. Он может изменить их на «На встрече», когда вы, ну, на встрече, или «Представляю», когда вы показываете экран во время встречи, и так далее.
Но возможности для вас ограничены. Чтобы установить настраиваемый пользователем статус присутствия, нажмите кнопку профиля в строке заголовка приложения Teams.
Появится контекстное меню. Перейдите к пункту «Статус» (текущий статус) в меню.
Появится подменю со следующими параметрами статуса: «Доступен», «Занят», «Не беспокоить», «Вернусь сразу» и «Нет на месте». Щелкните статус, который хотите отобразить. Также есть опция «Сбросить статус», если вы хотите вернуть статус присутствия в состояние, настроенное приложением.
Когда вы устанавливаете статус самостоятельно, он в большинстве случаев переопределяет статус, настроенный приложением, поскольку его приоритет высок. Например, если вы установите статус «Не беспокоить», команды не поменяют его на «На встрече» или «На вызове», как это было бы обычно.
Однако не все статуи, сконфигурированные пользователем, являются доказательством отмены. Даже если вы установите для себя статус «Доступен», команды переопределят его на «Нет на месте» после обнаружения бездействия в течение более пяти минут в большинстве случаев.
Кроме того, когда вы сами устанавливаете статус в Microsoft Teams, все состояния имеют срок действия по умолчанию. Таким образом, даже если вы забудете вернуть свой статус обратно, вы не останетесь в режимах "Не беспокоить" или "Занят" навсегда.
| Настроенное пользователем состояние | Срок действия по умолчанию |
|---|---|
| Занятый | 1 день |
| Просьба не беспокоить | 1 день |
| Другие | 7 дней |
Установка пользовательского статуса
Чтобы установить собственное сообщение о состоянии, нажмите кнопку профиля, а затем перейдите к пункту «Установить сообщение о состоянии» в меню.
Откроется окно создания сообщения о состоянии. Составьте статус, который хотите показать другим; максимальная длина настраиваемого статуса - 280 символов. Вы также можете @ упомянуть кого-то в своем статусе.
После создания статуса установите флажок «Показывать, когда мне будут писать сообщения», если хотите. Когда этот параметр включен, всякий раз, когда кто-то отправляет вам личное сообщение или @ упоминает вас в канале, Teams будет отображать ваш статус над своим полем для создания сообщения. Так что у них не будет ни единого шанса, что они упустят ваш статус и позже обвинят вас в том, что вы не ответили.
Вы также можете установить дату истечения срока действия статуса, по завершении которого Teams автоматически очистит ваш статус. По умолчанию в качестве выбранного варианта будет отображаться «Сегодня». Щелкните по нему, чтобы раскрыть раскрывающееся меню. Затем выберите один из вариантов: «Никогда», «1 час», «4 часа», «Сегодня», «На этой неделе». Вы также можете выбрать «Custom», чтобы указать дату и время.
Теперь нажмите «Готово», чтобы сохранить статус.
Ваш индивидуальный статус будет установлен и виден другим вместе с вашим состоянием присутствия.
Подсказка: Существует также статус «Нет на работе», который вы можете установить в Microsoft Teams, который, как ни странно, на самом деле не может быть установлен из Microsoft Teams. О том, как настроить «Нет на работе» в Microsoft Teams, читайте в нашем подробном сообщении в блоге здесь.
Следите за статусом других пользователей в Microsoft Teams
Помимо установки собственного статуса для информирования других, вы также можете отслеживать статус других пользователей в вашей организации. Когда вы отслеживаете статус человека, вы будете получать уведомление каждый раз, когда он будет отображаться в статусе "Доступен" или "Не в сети". Согласитесь, получать уведомления лучше, чем одержимо выслеживать и ждать, пока они появятся в сети, когда у вас есть важные дела.
Нажмите кнопку профиля в Microsoft Teams и перейдите к опции «Настройки» в меню.
Перейдите к «Уведомлениям» в меню навигации слева.
Найдите параметр «Люди» и нажмите кнопку «Изменить» рядом с ним.
Теперь добавьте людей, статус которых вы хотите отслеживать и о которых вы хотите получать уведомления.
Вы можете в любой момент отключить эти уведомления, нажав кнопку «Выключить» рядом с именем человека.
Параметры статуса в Microsoft Teams - это бесценный инструмент, доступный вам, чтобы убедиться, что нет места недопониманию. Вы также можете использовать различные настройки, такие как «Не беспокоить», «Сфокусировано» и т. Д., Чтобы убедиться, что вы можете сосредоточиться на текущей задаче, и никто не сможет вас побеспокоить. Вы по-прежнему получаете сообщения от людей, но не уведомления, поэтому можете оставаться в своей зоне.